informations générales
Paris
CDI
Statut Fonctionnaire ou Contractuel - Grade Adjoint administratif
Poste à pourvoir à compter du 17 novembre 2025
L'institut Virginie Olivier comprend l'Institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et l'institut de formation d'aides-soignants et aides-soignantes (IFAS) et l'institut de formation des cadres de Santé (IFCS) du site Sainte-Anne.
L'IFCS fait partie des 3 instituts de formation paramédicaux du Groupe Hospitalier Universitaire (GHU) avec un agrément de 95 places pour la formation cadre de santé.
Ces 3 instituts sont en direction commune par une directrice des soins, coordonnatrice générale des instituts, direction rattachée à la direction des ressources humaines. Les personnels administratifs sont susceptibles de collaborer sur l'ensemble des activités des Instituts.
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la responsabilité de la directrice et de son adjointe :
- Gérer le suivi administratif de l'ensemble de la scolarité des étudiants et élèves
- Participer à l'activité administrative de l'institut
- Collaborer avec les adjoints des cadres et les autres assistantes administratives de l'IFSI/IFAS
- Participer à la mise en stage administrative des étudiants infirmiers et des élèves aides-soignants
MISSIONS
Activités permanentes :
Accueil des étudiants, élèves et intervenants.
De l'entrée en formation à la diplomation :
- Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants et élèves via le logiciel spécifique
- Inscriptions universitaires pédagogiques et administratives
- Tenue et mise en conformité des dossiers avec les cadres formateurs
- Classement et archivage des dossiers scolaires
- Gestion des mouvements des étudiants et élèves (interruption, césure, autres)
- Participation à la gestion du diplôme d'Etat d'aide-soignant et du diplôme d'Etat d'infirmier en lien avec les cadres formateurs et la coordinatrice pédagogique
- Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificat, déclaration des AES et autres accidents)
- Gestion des absences en lien avec le cadre formateur et l'assistante des stages
- Gestion des chèques et régie
- Gestion des stocks, commandes, fournitures
- Participation à l'organisation des évaluations des étudiants et élèves
- Participation à la Commission d'Attribution des Crédits (CAC) en lien avec les cadres formateurs
- Participation aux enquêtes, à l'élaboration du rapport d'activité et du dossier d'autorisation de l'IFSI et de l'IFAS.
- Participation aux réunions institutionnelles du secrétariat
- Organise des modes de classement et d'archivage accessible et connus
Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive) :
- Permanence à l'accueil physique et téléphonique en remplacement de l'agent d'accueil (matin, pause déjeuner ou fermeture)
- Accueil des intervenants extérieurs
- Participation à la préparation des instances et sections de gouvernance de l'institut
- Participation à la démarche Qualité
- Participation aux réunions institutionnelles
- Participation aux évènements de l'institut (JPO, job dating, diplomation .)
- Participer à la mise en stage administrative des étudiants infirmiers et des élèves aides-soignants
- Participation à la gestion du concours
- Surveillance d'évaluation et/ou de concours
PROFIL :
Maitrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint
Maitrise des réseaux de communication à distance (TEAMS)
Maitrise des logiciels internes (e-planning, Carl source...)
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises :
- Diplôme niveau BTS (bac+2 au moins) ou expérience significative en gestion administrative et ou pédagogique
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L'institut Virginie Olivier comprend l'Institut de formation en soins infirmiers (IFSI) et l'institut de formation d'aides-soignants et aides-soignantes (IFAS) et l'institut de formation des cadres de Santé (IFCS) du site Sainte-Anne.
L'IFCS fait partie des 3 instituts de formation paramédicaux du Groupe Hospitalier Universitaire (GHU) avec un agrément de 95 places pour la formation cadre de santé.
Ces 3 instituts sont en direction commune par une directrice des soins, coordonnatrice générale des instituts, direction rattachée à la direction des ressources humaines. Les personnels administratifs sont susceptibles de collaborer sur l'ensemble des activités des Instituts.
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la responsabilité de la directrice et de son adjointe :
- Gérer le suivi administratif de l'ensemble de la scolarité des étudiants et élèves
- Participer à l'activité administrative de l'institut
- Collaborer avec les adjoints des cadres et les autres assistantes administratives de l'IFSI/IFAS
- Participer à la mise en stage administrative des étudiants infirmiers et des élèves aides-soignants
MISSIONS
Activités permanentes :
Accueil des étudiants, élèves et intervenants.
De l'entrée en formation à la diplomation :
- Suivi administratif des dossiers scolaires des étudiants et élèves via le logiciel spécifique
- Inscriptions universitaires pédagogiques et administratives
- Tenue et mise en conformité des dossiers avec les cadres formateurs
- Classement et archivage des dossiers scolaires
- Gestion des mouvements des étudiants et élèves (interruption, césure, autres)
- Participation à la gestion du diplôme d'Etat d'aide-soignant et du diplôme d'Etat d'infirmier en lien avec les cadres formateurs et la coordinatrice pédagogique
- Gestion des demandes administratives diverses (attestations de scolarité, certificat, déclaration des AES et autres accidents)
- Gestion des absences en lien avec le cadre formateur et l'assistante des stages
- Gestion des chèques et régie
- Gestion des stocks, commandes, fournitures
- Participation à l'organisation des évaluations des étudiants et élèves
- Participation à la Commission d'Attribution des Crédits (CAC) en lien avec les cadres formateurs
- Participation aux enquêtes, à l'élaboration du rapport d'activité et du dossier d'autorisation de l'IFSI et de l'IFAS.
- Participation aux réunions institutionnelles du secrétariat
- Organise des modes de classement et d'archivage accessible et connus
Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive) :
- Permanence à l'accueil physique et téléphonique en remplacement de l'agent d'accueil (matin, pause déjeuner ou fermeture)
- Accueil des intervenants extérieurs
- Participation à la préparation des instances et sections de gouvernance de l'institut
- Participation à la démarche Qualité
- Participation aux réunions institutionnelles
- Participation aux évènements de l'institut (JPO, job dating, diplomation .)
- Participer à la mise en stage administrative des étudiants infirmiers et des élèves aides-soignants
- Participation à la gestion du concours
- Surveillance d'évaluation et/ou de concours
PROFIL :
Maitrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint
Maitrise des réseaux de communication à distance (TEAMS)
Maitrise des logiciels internes (e-planning, Carl source...)
Formations, Diplômes et/ou qualifications requises :
- Diplôme niveau BTS (bac+2 au moins) ou expérience significative en gestion administrative et ou pédagogique
