Assistant administratif / Assistante administrative

En étroite collaboration avec les différents pôles (commercial, production, logistique), ses principales missions sont :

ADMINISTRATION DES VENTES
- Rediger les devis
- Saisir les commandes, travailler avec la logistique pour les cotations transport,
- Faire le lien avec la production pour les délais et suivre les reglements : gerer le risque client : suivi des encours, pre-reglement etc
- Gerer et suivre la facturation ainsi que le bon déroulement des livraisons
- Controler les ventes, les stocks
- Service après-vente : recueillir les réclamations clients, constituer les dossiers et faire le lien entre les différents interlocuteurs.
- Assurer la mise en place des tableaux de bord et reportings

ACHATS
- Assister le responsable d'atelier et/ou responsable de production, sur l'ensemble du processus achats de matières premières, consommables et marchandises
- Optimiser les plannings et processus d'achats : suivi des stocks et mise en place d'un système d'alerte
- Demander des devis détaillés et chiffrés, exploiter et comparer les offres en liaison avec sa hiérarchie, lancer des consultations lorsque demandé
GESTION ADMINISTRATIVE DES ACHATS ET COMPTABILITÉ
- Contrôler les paramètres d'approvisionnement (niveau des stocks avant commande, délai et conformité des livraisons en qualité et en quantité) et de logistique (coûts et nature des transports).
- Émettre les bons de commande, vérifier les délais.
- Gérer et contrôler les bons de réception et de livraison,
- Saisir l'ensemble des factures fournisseurs après contrôle dans le logiciel comptable, veiller à la saisie dans les comptes comptable appropriés

- Suivre les règlements - classement/fournisseur

REPORTING ET SAISIE DES DOSSIERS FOURNISSEURS
- Gérer la BDD fournisseurs : contacts - coordonnées - tarifs - ...
- Effectuer l'analyse des achats, opérer leur classification par famille et la mise à jour
- Élaborer des statistiques pour préparer les analyses des achats

ADMINISTRATIF COURANT
- Accueil téléphonique et physique
- Relève du courrier
- Organisation rendez-vous, réunions