Assistant administratif / Assistante administrative

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous êtes le premier visage et la première voix du cabinet. Véritable ambassadeur(drice) de notre entreprise, vous jouez un rôle central dans la qualité de la relation client auprès de nos copropriétaires, artisans et prestataires.
Vous assurez l'accueil, la gestion du flux d'informations et le traitement administratif de premier niveau pour faciliter le quotidien de l'équipe.

Missions principales

Accueil et service client :
- Accueil physique : recevoir les visiteurs, copropriétaires, artisans avec professionnalisme et bienveillance.
- Accueil téléphonique : filtrer, qualifier et orienter les appels entrants vers les bons interlocuteurs (gestionnaires, comptables).
- Gestion des demandes de 1er niveau : traiter les demandes simples (renseignements généraux, transmission de documents, prises de rendez-vous)

Gestion de l'information et secrétariat :
- Traitement du courrier et emails : relever, scanner, enregistrer et distribuer le courrier postal ainsi que la boîte mail générique du cabinet
- Envois réglementaires : préparer et affranchir les courriers recommandés (convocations d'assemblées générales, procès-verbaux, relances, etc...)
- Gestion du matériel et clés : gérer le registre des entrées/sorties de badges, bips et clés transmis aux entreprises ou nouveaux copropriétaires

Support administratif au pôle syndic :
- Saisie et mise à jour des données : mettre à jour la base de données du logiciel métier (changement d'adresse, nouveaux copropriétaires, coordonnées)
- Gestion des ordres de service (OS) : saisir et transmettre les demandes d'interventions d'urgence ou de petits travaux aux prestataires
- Archivage et classement : classer les documents physiques et dématérialisés dans les dossiers de copropriété correspondants