Assistant administratif / Assistante administrative

Nous recherchons pour un de nos clients dans le secteur de la téléphonie un Gestionnaire administratif H/F pour une mission d'intérim de 3 mois, pouvant déboucher sur un CDI. .
Rattaché(e) au service Achats, le Gestionnaire Administratif Achats H/F est responsable de l'ensemble le suivi administratif des opérations d'achats et contribue au bon déroulement des relations avec les fournisseurs. Il/elle veille à la fiabilité des données, au respect des procédures internes et au suivi des commandes jusqu'à leur clôture.

Activités principales

Gestion des demandes et commandes d'achats


- Traiter les demandes des fournisseurs et des interlocuteurs internes.
- Créer et mettre à jour les dossiers fournisseurs dans les outils de gestion.
- Créer les demandes d'achats et les transformer en bons de commande.
- Enregistrer et suivre les bons de commande.
- Contrôler la conformité des documents administratifs et contractuels.
- Assurer le suivi des commandes, des livraisons et des réceptions.

Gestion et suivi de la facturation fournisseurs.
- Vérifier la conformité des factures avec les prestations réalisées, en lien avec la direction administrative et la direction générale
- Participer au traitement et au suivi des litiges fournisseurs.
- Réceptionner et enregistrer les factures dans les outils de suivi de facturation
- Assurer la transmission des factures validées au service comptable
- Gérer les urgences de paiement et les factures bloquées (fichier Excel) selon les procédures internes
- Gérer les réclamations fournisseurs

Pilotage, reporting et contrôle.
- Contrôler la conformité des factures par rapport aux bons de commande.
- Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs d'activité.
- Collaborer avec le service comptable et le DAF pour vérifier la bonne imputation des factures et identifier les éventuels dysfonctionnements.
- Veiller au respect des procédures achats et des délais de traitement.


Formation.
- Bac professionnel comptabilité / gestion administrative ou Bac +2 en gestion d'entreprise, comptabilité ou administration (BTS, DUT ou équivalent)

Expérience.
- Expérience minimum de 5 ans sur un poste administratif
- Expérience souhaitée en :
- gestion des achats
- suivi de commandes
- facturation fournisseurs
- environnement structuré et processé


Compétences techniques & comportementales.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel
- Connaissances de base en comptabilité fournisseurs (Charges/Immobilisations; Charges/Produits...)
- Aisance avec les outils de gestion et workflows administratifs
- Rigueur et sens de l'organisation
- Capacité à gérer les priorités et les urgences
- Bon relationnel et sens du service
- Autonomie et fiabilité
- Esprit d'équipe et entraide
- Discrétion et respect de la confidentialité