Assistant administratif / Assistante administrative

Présente sur l'ensemble du territoire normand, France Active Normandie accompagne les entrepreneurs engagés et les structures de l'Économie Sociale et Solidaire (ESS) à chaque étape. Notre association mobilise expertises, financements solidaires et dispositifs d'appui pour soutenir les projets à impact social, environnemental et territorial. En tant qu'acteur régional de l'ESS, France Active Normandie, est opérateur du Dispositif Local d'Accompagnement (DLA) Régional Normandie et des DLA départementaux du Calvados, de la Manche, de l'Eure et de la Seine-Maritime. Le DLA permet aux structures employeuses de l'ESS d'accéder à des accompagnements sur-mesure destinés à renforcer leur modèle socio-économique, consolider leurs emplois et développer leur impact social.
Dans le cadre de cette dynamique, France Active Normandie renforce son organisation pour assurer un dispositif DLA solide, performant et pleinement opérationnel. Au sein d'une équipe dynamique et bienveillante où le sens du collectif est essentiel, nous recrutons un Assistant Administratif d'Accompagnement.

Rattaché(e) au Pôle Administratif de l'association, l'Assistant(e) Administratif(ve) d'Accompagnement garantit :

- La gestion administrative des accompagnements,
- La fiabilité et la mise à jour des données dans le système d'information,
- Le suivi des conventions, factures et paiements des prestataires,
- La préparation des bilans et la mise en forme des reportings,
- La bonne circulation de l'information au sein de l'équipe DLA.

Ses principales missions :

1. Gestion administrative du dispositif
- Préparer et suivre les conventions d'accompagnement et de prestations.
- Assurer le traitement administratif : envoi, réception, archivage.
- Gérer les pièces administratives nécessaires au suivi des dossiers.
2. Suivi financier et facturation
- Réceptionner, contrôler et traiter les factures des prestataires.
- Assurer la transmission et le suivi des paiements en lien avec la RAF.
- Contribuer au suivi budgétaire du dispositif.
3. Alimentation du système d'information (ILO)
- Saisir et mettre à jour les données administratives et qualitatives.
- Effectuer les contrôles de cohérence et de complétude.
- Préparer les tableaux de bord internes nécessaires au pilotage.
4. Préparation des bilans et reporting
- Centraliser les éléments transmis par les chargé-e-s d'accompagnement.
- Mettre en forme les bilans départementaux et régionaux.
- Préparer les documents à transmettre aux financeurs après validation du Responsable.
5. Appui logistique et coordination interne
- Assurer la bonne circulation des informations au sein de l'équipe DLA.
- Participer à l'organisation logistique de certains temps collectifs (comités d'appui, réunions.).
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures administratives.

COMPÉTENCES REQUISES
1/ Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, gestion documentaire)
- Connaissance des processus administratifs et de facturation
- Aisance avec les systèmes d'information (dont ILO)
- Organisation, classement, rigueur administrative

2/ Compétences comportementales
- Fiabilité, méthode et sens du détail
- Autonomie dans le quotidien et respect des procédures
- Qualités relationnelles et sens du service
- Capacité à travailler en transversalité et à alerter si besoin