informations générales
Baie-Mahault
CDD
Vous exercerez les missions suivantes au sein d'un centre de formation :
1. Gestion administrative et organisationnelle
- Rédaction, relecture et mise en forme de tous documents administratifs (courriers, notes internes, contrats, convocations, etc.)
- Réception, distribution et archivage du courrier
- Constitution, mise à jour et classement des dossiers
- Suivi des échéances administratives (renouvellement de contrats, échéances légales, obligations périodiques)
2. Support à la direction et gestion de l'agenda
- Gestion de l'agenda de la direction
- Préparation des réunions (convocations, ordre du jour, compte-rendu)
- Appui à la gestion de projets ponctuels (audits qualité, réunions clients, événements internes)
3. Suivi des dossiers clients, stagiaires et partenaires
- Suivi administratif des dossiers de formation (conventions, feuilles d'émargement, attestations, factures)
- Interface administrative avec les OPCO, partenaires institutionnels et financeurs
4. Assistance comptable et financière
- Saisie et vérification des factures fournisseurs et clients
- Préparation des éléments pour la comptabilité (factures, relevés, justificatifs)
- Suivi des règlements, relances simples (clients, prestataires)
5. Ressources humaines - Appui administratif
- Préparation des documents liés à l'embauche : DPAE, contrats, avenants
- Suivi des absences, congés, et plannings horaires
- Collecte et envoi des éléments variables de paie (heures, justificatifs, absences)
- Suivi des visites médicales, échéances de périodes d'essai
- Appui à la gestion des affiliations (retraite, mutuelle, prévoyance)
6. Communication et gestion des relations internes / externes
- Accueil téléphonique et physique
- Rédaction de courriers types, mails de relance ou de communication
7. Logistique et fonctionnement quotidien
- Gestion des fournitures de bureau (commandes, réception, suivi des stocks)
- Gestion des prestataires de services (nettoyage, maintenance, etc.)
- Suivi des réservations (salles, matériel, déplacements)
La maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel) est attendue ainsi que le logiciel Digiforma.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire1. Gestion administrative et organisationnelle
- Rédaction, relecture et mise en forme de tous documents administratifs (courriers, notes internes, contrats, convocations, etc.)
- Réception, distribution et archivage du courrier
- Constitution, mise à jour et classement des dossiers
- Suivi des échéances administratives (renouvellement de contrats, échéances légales, obligations périodiques)
2. Support à la direction et gestion de l'agenda
- Gestion de l'agenda de la direction
- Préparation des réunions (convocations, ordre du jour, compte-rendu)
- Appui à la gestion de projets ponctuels (audits qualité, réunions clients, événements internes)
3. Suivi des dossiers clients, stagiaires et partenaires
- Suivi administratif des dossiers de formation (conventions, feuilles d'émargement, attestations, factures)
- Interface administrative avec les OPCO, partenaires institutionnels et financeurs
4. Assistance comptable et financière
- Saisie et vérification des factures fournisseurs et clients
- Préparation des éléments pour la comptabilité (factures, relevés, justificatifs)
- Suivi des règlements, relances simples (clients, prestataires)
5. Ressources humaines - Appui administratif
- Préparation des documents liés à l'embauche : DPAE, contrats, avenants
- Suivi des absences, congés, et plannings horaires
- Collecte et envoi des éléments variables de paie (heures, justificatifs, absences)
- Suivi des visites médicales, échéances de périodes d'essai
- Appui à la gestion des affiliations (retraite, mutuelle, prévoyance)
6. Communication et gestion des relations internes / externes
- Accueil téléphonique et physique
- Rédaction de courriers types, mails de relance ou de communication
7. Logistique et fonctionnement quotidien
- Gestion des fournitures de bureau (commandes, réception, suivi des stocks)
- Gestion des prestataires de services (nettoyage, maintenance, etc.)
- Suivi des réservations (salles, matériel, déplacements)
La maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel) est attendue ainsi que le logiciel Digiforma.
