informations générales
Rodez
CDI
Sous l'autorité de la Directrice, l'Assistant(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement administratif de la Régie de Territoire Progress. Véritable appui à la direction et aux équipes, il/elle assure le suivi administratif quotidien de l'association, participe à l'organisation de la vie associative et veille à la qualité des procédures administratives.
Missions principales
1. Accueil et secrétariat
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et visiteurs.
* Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la messagerie électronique.
* Renseigner les interlocuteurs et orienter les demandes.
* Assurer le classement et l'archivage des documents.
2. Gestion administrative
* Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et divers documents administratifs.
* Constituer, mettre à jour et suivre les dossiers administratifs.
* Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi.
* Assurer le suivi administratif des conventions, contrats et assurances.
* Veiller à la bonne tenue des dossiers administratifs de la structure.
3. Appui à la vie associative
* Préparer les convocations et les dossiers des Conseils d'administration, Assemblées générales et réunions.
* Gérer les adhésions et assurer le suivi administratif des membres.
* Participer à l'organisation des événements institutionnels de l'association.
4. Appui à la gestion des ressources humaines
* Assurer le suivi administratif des salariés (contrats, visites médicales, formations, absences, dossiers du personnel).
* Préparer les éléments nécessaires à la paie en lien avec le prestataire de paie.
* Assurer le suivi administratif des salariés en parcours d'insertion.
5. Appui à la gestion financière
* Établir les devis et la facturation.
* Assurer le suivi administratif des règlements et des relances.
* Préparer les pièces destinées au cabinet comptable.
* Participer au suivi administratif des dossiers de subventions.
Compétences recherchées
Savoirs
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
* Excellentes qualités rédactionnelles.
* Connaissance des procédures administratives.
* Une connaissance du fonctionnement associatif serait appréciée.
Savoir-faire
* Organiser son activité et gérer les priorités.
* Travailler en autonomie tout en rendant compte.
* Gérer simultanément plusieurs dossiers.
* Respecter les délais et les procédures.
* Faire preuve de rigueur dans le suivi administratif.
Savoir-être
* Sens de l'organisation.
* Polyvalence.
* Discrétion et confidentialité.
* Esprit d'équipe.
* Qualités relationnelles.
* Sens du service.
* Réactivité.
* Adaptabilité.
* Prise d'initiative.
Profil recherché
* Formation de niveau Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat ou secrétariat.
* Une première expérience sur un poste similaire exigé
* Une expérience dans le secteur associatif, de l'insertion ou de l'économie sociale et solidaire constitue un atout.
Conditions d'exercice
* CDI.
* Temps de travail : 35h
* Poste basé à Rodez.
* Travail en lien étroit avec la Directrice, les équipes, les administrateurs, les partenaires et les prestataires de l'association.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireMissions principales
1. Accueil et secrétariat
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et visiteurs.
* Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la messagerie électronique.
* Renseigner les interlocuteurs et orienter les demandes.
* Assurer le classement et l'archivage des documents.
2. Gestion administrative
* Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et divers documents administratifs.
* Constituer, mettre à jour et suivre les dossiers administratifs.
* Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi.
* Assurer le suivi administratif des conventions, contrats et assurances.
* Veiller à la bonne tenue des dossiers administratifs de la structure.
3. Appui à la vie associative
* Préparer les convocations et les dossiers des Conseils d'administration, Assemblées générales et réunions.
* Gérer les adhésions et assurer le suivi administratif des membres.
* Participer à l'organisation des événements institutionnels de l'association.
4. Appui à la gestion des ressources humaines
* Assurer le suivi administratif des salariés (contrats, visites médicales, formations, absences, dossiers du personnel).
* Préparer les éléments nécessaires à la paie en lien avec le prestataire de paie.
* Assurer le suivi administratif des salariés en parcours d'insertion.
5. Appui à la gestion financière
* Établir les devis et la facturation.
* Assurer le suivi administratif des règlements et des relances.
* Préparer les pièces destinées au cabinet comptable.
* Participer au suivi administratif des dossiers de subventions.
Compétences recherchées
Savoirs
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
* Excellentes qualités rédactionnelles.
* Connaissance des procédures administratives.
* Une connaissance du fonctionnement associatif serait appréciée.
Savoir-faire
* Organiser son activité et gérer les priorités.
* Travailler en autonomie tout en rendant compte.
* Gérer simultanément plusieurs dossiers.
* Respecter les délais et les procédures.
* Faire preuve de rigueur dans le suivi administratif.
Savoir-être
* Sens de l'organisation.
* Polyvalence.
* Discrétion et confidentialité.
* Esprit d'équipe.
* Qualités relationnelles.
* Sens du service.
* Réactivité.
* Adaptabilité.
* Prise d'initiative.
Profil recherché
* Formation de niveau Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat ou secrétariat.
* Une première expérience sur un poste similaire exigé
* Une expérience dans le secteur associatif, de l'insertion ou de l'économie sociale et solidaire constitue un atout.
Conditions d'exercice
* CDI.
* Temps de travail : 35h
* Poste basé à Rodez.
* Travail en lien étroit avec la Directrice, les équipes, les administrateurs, les partenaires et les prestataires de l'association.
