informations générales
Bouches-du-Rhône
CDD
Coordonnée par la responsable du pôle, la mission de l'assistant(e) administratif(ve) portera principalement sur le suivi administratif de projets bénéficiant de financements européens (ERASMUS) et des collectivités territoriales.
- Activités principales
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du pôle mobilité
- Trier et orienter le « courrier arrivé » du pôle, assurer la tenue de la boite mail du pôle et orienter les courriels reçus
- Organiser des réunions, séminaires et évènementiels,
- Réaliser les demandes de devis, les bons de commandes, traitement des frais de déplacement
- Assurer le suivi opérationnel, administratif et financier des projets
- Vérifier l'éligibilité et les pièces justificatives de réalisation selon les exigences du financeur,
- Saisir les données dans l'outil d'information budgétaire et comptable et sur les plateformes numériques pour les mobilités européennes,
- Assurer l'archivage papier et numérique des pièces administratives, dans une démarche progressive de dématérialisation des dossiers
- Participer à la démarche d'amélioration continue.
- Activités liées au fonctionnement du GIP
(Uniquement pour les personnels basés dans les locaux du GIP-FCIP)
Participer au bon fonctionnement du GIP-FCIP et assurer occasionnellement : le standard téléphonique, la réception du courrier et son enregistrement, la fermeture des locaux.
- Compétences comportementales
- Bonne qualité rédactionnelle
- Savoir gérer les priorités, les délais et les aléas
- Respect de la confidentialité des données traitées,
- Rigueur et précision dans l'organisation du traitement et de la saisie de données,
- Autonomie, capacité à s'organiser et à rendre compte,
- Dynamisme et esprit d'initiative,
- Aptitudes relationnelles pour travailler en transversalité avec plusieurs types de contacts.
- Compétences techniques
- Aptitude à la conduite de tâches administratives
- Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, Excel, PowerPoint
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- Assurer l'accueil téléphonique et physique du pôle mobilité
- Trier et orienter le « courrier arrivé » du pôle, assurer la tenue de la boite mail du pôle et orienter les courriels reçus
- Organiser des réunions, séminaires et évènementiels,
- Réaliser les demandes de devis, les bons de commandes, traitement des frais de déplacement
- Assurer le suivi opérationnel, administratif et financier des projets
- Vérifier l'éligibilité et les pièces justificatives de réalisation selon les exigences du financeur,
- Saisir les données dans l'outil d'information budgétaire et comptable et sur les plateformes numériques pour les mobilités européennes,
- Assurer l'archivage papier et numérique des pièces administratives, dans une démarche progressive de dématérialisation des dossiers
- Participer à la démarche d'amélioration continue.
- Activités liées au fonctionnement du GIP
(Uniquement pour les personnels basés dans les locaux du GIP-FCIP)
Participer au bon fonctionnement du GIP-FCIP et assurer occasionnellement : le standard téléphonique, la réception du courrier et son enregistrement, la fermeture des locaux.
- Compétences comportementales
- Bonne qualité rédactionnelle
- Savoir gérer les priorités, les délais et les aléas
- Respect de la confidentialité des données traitées,
- Rigueur et précision dans l'organisation du traitement et de la saisie de données,
- Autonomie, capacité à s'organiser et à rendre compte,
- Dynamisme et esprit d'initiative,
- Aptitudes relationnelles pour travailler en transversalité avec plusieurs types de contacts.
- Compétences techniques
- Aptitude à la conduite de tâches administratives
- Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, Excel, PowerPoint
