Assistant administratif / Assistante administrative

Au sein de l'équipe administration des ventes, vous assurez le soutien administratif et logistique nécessaire à la production des séjours du secteur des vacances adaptées (séjour pour adultes handicapées).

Vous contribuerez à la fiabilité des opérations et au respect des échéances contractuelles.

Sous la responsabilité de la responsable administration des ventes et en lien fonctionnel avec les équipes opérationnelles, vos principales missions seront de :

Gestion administrative des séjours de vacances adaptées
- Contribuer à la déclaration des séjours
- Contribuer au paramétrage des séjours sur logiciel (hébergements et descriptifs séjours)
- Préparer les documents administratifs des séjours
- Vérifier la conformité des justificatifs de dépenses des séjours

Gestion administrative des inscriptions (hors administration des ventes)
- Gérer les dossiers d'aides financières aux vacances
- Traiter et envoyer des comptes rendus des séjours vacanciers
- Gérer les remboursements des frais médicaux
- Contribuer à l'envoi des convocations

Appui logistique
- Suivre les réservations d'hébergements et de véhicules
- Suivre les paiements des contrats d'hébergements et de véhicules
- Assurer le lien administratif avec les prestataires

Soutien à la contractualisation CEE
- Création de contrats des encadrants de séjours
- Transmission des modifications contractuelles aux services RH