Assistant administratif / Assistante administrative

Véritable "clef de voûte" administrative des deux structures, vous assurez leur bon fonctionnement quotidien en garantissant la qualité de l'accueil, la gestion administrative, l'organisation logistique et le support opérationnel des équipes.

Vous évoluez dans un environnement stimulant, exigeant et fortement marqué par les notions de confidentialité, de rigueur et d'innovation.

Missions principales :

1. Accueil et gestion des locaux

* Assurer l'accueil physique des visiteurs, clients et partenaires.
* Gérer le standard téléphonique.
* Préparer et organiser les salles de réunion.
* Veiller à la bonne tenue et au bon fonctionnement des locaux.

2. Support administratif et moyens généraux

* Gestion du courrier entrant et sortant, y compris les recommandés.
* Organisation des agendas et des réunions internes.
* Gestion des fournitures, équipements, mobilier et matériel informatique.
* Suivi des commandes, stocks et inventaires.
* Coordination des prestataires (ménage, maintenance, télécoms, sécurité, etc.).
* Gestion documentaire des contrats, commandes, réclamations et archives.

3. Support opérationnel et événementiel

* Organisation logistique des événements, ateliers, salons et webinaires.
* Gestion des inscriptions et de l'accueil des participants.
* Coordination avec les prestataires et intervenants.
* Mise à jour du CRM et qualification des contacts entrants.
* Préparation des dossiers administratifs liés aux activités commerciales.
* Planification des publications sur les réseaux sociaux.
* Mise à jour de contenus simples sur les sites internet.

4. Gestion documentaire et confidentialité

* Classement et archivage physique et numérique.
* Rédaction, diffusion et conservation des documents internes.
* Gestion des dossiers sensibles dans le respect des règles de confidentialité.
* Participation à l'amélioration continue des procédures administratives.

Informations complémentaires :

* Poste en CDI
* 35 heures
* Salaire de 24-25K annuel brut
* Tickets restaurants à hauteur de 11,50e/jour
* Chèques vacances
* Chèques cadeaux
* Mutuelle prise en charge à 75%
* Prime d'intéressement


Compétences techniques :

* Bac +2 minimum type BTS Gestion PME-PMI, BTS Support à l'Action Managériale, DUT GEA ou équivalent
* Minimum 3 à 5 ans sur un poste administratif polyvalent
* Expérience appréciée en PME, cabinet comptable, juridique, propriété intellectuelle ou environnement de services aux entreprises
* Respect de la confidentialité
* Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook).
* Bonne maîtrise des outils collaboratifs (Google Workspace, Teams, Slack).
* Utilisation de CRM et bases de données.
* Excellentes capacités rédactionnelles.
* Sensibilité aux nouvelles technologies et à l'intelligence artificielle.
* Anglais apprécié