informations générales
Reims
CDD
Afin d'assurer une mission d'accueil, d'accompagnement des associations du département, et d'animation de l'espace commun de travail regroupant 10 associations, environ 50 salariés, stagiaires, volontaires, et bénévoles réguliers, la Ligue de l'Enseignement de la Marne recrute un(e) agent(e) en charge de l'accueil et de l'accompagnement des associations.
Vos missions:
1. Accueil physique, téléphonique et numérique:
- Assurer l'accès public à l'établissement (ouverture/fermeture des accès)
- Accueillir/renseigner/orienter le public (responsables d'associations, partenaires, bénévoles, prestataires.) dans les locaux et vers les personnes ressources
- Accueillir à distance : répondre au téléphone, renseigner/orienter, prendre des messages, gérer les messages électroniques
2. Gestion administrative et saisie informatique des adhésions:
- Réceptionner les demandes d'affiliation/licences des adhérents
- Appliquer et assurer le suivi des procédures en lien avec les autres pôles de la Ligue
- Assurer la saisie informatique des demandes d'adhésion
- Editer, transmettre et suivre les facturations aux associations en lien avec le service comptable
- Editer et transmettre les documents d'adhésion (dossiers d'adhésion, cartes individuelles,.)
3. Coordination/interface pour le fonctionnement logistique des locaux:
- Assurer le suivi de l'entretien des locaux et la gestion des matériels et stocks
- Assurer le suivi des plannings d'occupation des salles
- Appliquer et faire respecter les consignes de sécurité du site
4. Accompagnement global des associations dans le cadre du Centre de Ressources à la Vie Associative:
- Evaluer les besoins et apporter les informations et ressources adaptées aux associations
- Participer à la mise en place un accompagnement individualisé ou collectif
- Favoriser la mise en lien des associations du territoire
- Assurer une veille, et partager les ressources utiles dans le champ associatif
5. Missions et activités transversales:
- Réaliser des tâches administratives en lien avec les activités de la fédération (saisies de courriers, .)
- Participer aux projets et manifestations portées par la fédération et son réseau
- Participer aux réunions internes, groupes de travail, commissions
Compétences:
- Connaissance du secteur associatif et du fonctionnement des associations EXIGEE (salarié(e) ou bénévole)
- Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit).
- Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques.
- Capacité à rendre compte.
- Capacité d'organisation, d'autonomie de travail et de prise d'initiative
- Capacité à comprendre les besoins, informer, orienter les associations
- Discrétion et confidentialité quant aux situations repérées.
- Aptitude au travail en équipe professionnelle et qualités relationnelles
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1. Accueil physique, téléphonique et numérique:
- Assurer l'accès public à l'établissement (ouverture/fermeture des accès)
- Accueillir/renseigner/orienter le public (responsables d'associations, partenaires, bénévoles, prestataires.) dans les locaux et vers les personnes ressources
- Accueillir à distance : répondre au téléphone, renseigner/orienter, prendre des messages, gérer les messages électroniques
2. Gestion administrative et saisie informatique des adhésions:
- Réceptionner les demandes d'affiliation/licences des adhérents
- Appliquer et assurer le suivi des procédures en lien avec les autres pôles de la Ligue
- Assurer la saisie informatique des demandes d'adhésion
- Editer, transmettre et suivre les facturations aux associations en lien avec le service comptable
- Editer et transmettre les documents d'adhésion (dossiers d'adhésion, cartes individuelles,.)
3. Coordination/interface pour le fonctionnement logistique des locaux:
- Assurer le suivi de l'entretien des locaux et la gestion des matériels et stocks
- Assurer le suivi des plannings d'occupation des salles
- Appliquer et faire respecter les consignes de sécurité du site
4. Accompagnement global des associations dans le cadre du Centre de Ressources à la Vie Associative:
- Evaluer les besoins et apporter les informations et ressources adaptées aux associations
- Participer à la mise en place un accompagnement individualisé ou collectif
- Favoriser la mise en lien des associations du territoire
- Assurer une veille, et partager les ressources utiles dans le champ associatif
5. Missions et activités transversales:
- Réaliser des tâches administratives en lien avec les activités de la fédération (saisies de courriers, .)
- Participer aux projets et manifestations portées par la fédération et son réseau
- Participer aux réunions internes, groupes de travail, commissions
Compétences:
- Connaissance du secteur associatif et du fonctionnement des associations EXIGEE (salarié(e) ou bénévole)
- Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit).
- Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques.
- Capacité à rendre compte.
- Capacité d'organisation, d'autonomie de travail et de prise d'initiative
- Capacité à comprendre les besoins, informer, orienter les associations
- Discrétion et confidentialité quant aux situations repérées.
- Aptitude au travail en équipe professionnelle et qualités relationnelles
