informations générales
Paris
Au sein de l'école, sous la responsabilité directe du Responsable Planification et intégré(e) à la Direction des Programme, le Gestionnaire Planning aura pour rôle la gestion des plannings des cours et des examens, ainsi que dans l'affectation des salles. Il/elle assurera également la réservation des salles pour les événements et participera à l'organisation des réunions de délégués, tout en veillant à l'optimisation des emplois du temps et à la gestion des cours annulés.
1. Gestion des plannings
Collaborer en amont avec les responsables de services et de département pour recueillir et anticiper les besoins spécifiques (professeurs prioritaires, demandes de salles particulières etc.) ;
Créer les emplois du temps annuels en utilisant la méthodologie définie au préalable par l'Ecole (positionner les amphis, cours de langue, cours mutualisés, évènements, intervenants avec un volume d'heures importants etc.);
Assurer la mise à jour des emplois du temps au cours de l'année ;
Veiller à l'optimisation des emplois du temps en fonction des plages horaires vides ou de absences des intervenants ;
Planifier les examens et les rattrapages ;
Gérer les cours annulés des intervenants en renseignant le motif, en repositionnant les heures manquantes et en informant les services concernés ;
Affecter hebdomadairement les salles, vérifiant que les cours soient dans des salles adaptées à leur capacité et que chaque cours ait une salle.
2. Coordination des événements
Réserver les salles pour les concours, les conférences, les réunions et les autres événements de l'école ;
Participer à l'organisation des réunions de délégués avec les services concernés.
Compétences recherchées :
Maîtrise des outils de planification et de gestion des ressources ;
Maîtrise des outils bureautiques (PPT, Excel, etc.) ;
Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents services ;
La connaissance du secteur de l'enseignement supérieur et de l'alternance est un plus ;
La maîtrise de l'anglais est un plus.
Qualités :
Excellentes qualités humaines et relationnelles ;
Sens aigu de l'organisation et de la planification,
Rigueur ;
Sens du service client ;
Adaptabilité et réactivité pour gérer les imprévus.
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Collaborer en amont avec les responsables de services et de département pour recueillir et anticiper les besoins spécifiques (professeurs prioritaires, demandes de salles particulières etc.) ;
Créer les emplois du temps annuels en utilisant la méthodologie définie au préalable par l'Ecole (positionner les amphis, cours de langue, cours mutualisés, évènements, intervenants avec un volume d'heures importants etc.);
Assurer la mise à jour des emplois du temps au cours de l'année ;
Veiller à l'optimisation des emplois du temps en fonction des plages horaires vides ou de absences des intervenants ;
Planifier les examens et les rattrapages ;
Gérer les cours annulés des intervenants en renseignant le motif, en repositionnant les heures manquantes et en informant les services concernés ;
Affecter hebdomadairement les salles, vérifiant que les cours soient dans des salles adaptées à leur capacité et que chaque cours ait une salle.
2. Coordination des événements
Réserver les salles pour les concours, les conférences, les réunions et les autres événements de l'école ;
Participer à l'organisation des réunions de délégués avec les services concernés.
Compétences recherchées :
Maîtrise des outils de planification et de gestion des ressources ;
Maîtrise des outils bureautiques (PPT, Excel, etc.) ;
Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents services ;
La connaissance du secteur de l'enseignement supérieur et de l'alternance est un plus ;
La maîtrise de l'anglais est un plus.
Qualités :
Excellentes qualités humaines et relationnelles ;
Sens aigu de l'organisation et de la planification,
Rigueur ;
Sens du service client ;
Adaptabilité et réactivité pour gérer les imprévus.
