Agent / Agente d'accueil

Sous la responsabilité du directeur de l'agence et du responsable gérance et syndic, vous serez en lien avec les gestionnaires, les assistants, les comptables et les collaborateurs de l'agence.
Vos missions :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients (locataires, copropriétaires, bailleurs), orienter leurs demandes vers les bons interlocuteurs des services Gérance et Syndic, et réaliser des tâches administratives de premier niveau.

Missions principales
1. Accueil physique et téléphonique
Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs avec professionnalisme et courtoisie.
Identifier la nature des demandes et orienter efficacement vers les services concernés (gérance, syndic, technique, comptabilité).
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
2. Gestion administrative
Réception, tri et distribution du courrier papier entrant.
Numérisation, classement, distributions courriers dématérialisés et archivage de documents (courriers, factures, relevés bancaires, mutations).
Prise de messages et gestion des agendas si nécessaire.
Gestion des clés des immeubles
Mise sous pli des appels de fonds
3. Support équipe comptable
Préparation des devis et réalisation des pré-état daté et DPE
Encaissement des chèques
Préparer les états des dépenses des copropriétés (numérisation).
Compétences requises
Savoir-faire (techniques)
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Utilisation du logiciel ICS est un plus
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Savoir-être (relationnel)
Excellent sens du contact et de l'écoute
Patience, diplomatie, gestion du stress
Présentation soignée et langage professionnel
Rigueur, organisation, esprit d'équipe

Profil recherché
Formation souhaitée : Bac à Bac+2 en secrétariat, accueil, immobilier ou équivalent
Une première expérience en accueil ou en agence immobilière est un plus
Bonne connaissance des notions de gérance et de syndic appréciée

Conditions de travail
Horaires : Du lundi au vendredi de 09h à 12h et de 14h à 18h