Agent administratif / Agente administrative

Au cœur de la Mairie de Sillingy pour un rôle clé dans la refonte et l'optimisation de nos services aux citoyens, nous recherchons un(e) Gestionnaire administratif(ve) (F/H) qui, sous la supervision de la Directrice des Affaires Générales, contribuera activement à l'accueil, l'information et la gestion des dossiers administratifs essentiels à la vie de notre commune.
Garant de la Citoyenneté et des Droits, vous pilotez la gestion de l'état-civil, des affaires funéraires et l'organisation des élections, des missions au cœur de la vie citoyenne."
Facilitateur(rice) et ambassadeur(rice) de la Mairie, vous accueillez, informez et orientez les usagers avec bienveillance et efficacité, contribuant ainsi à une image positive de notre collectivité.
Nous garantissons un environnement de travail sain et l'apport de moyens à la hauteur des ambitions du poste.
Dynamique, autonome et rigoureux-se, si ce profil de poste vous intéresse, n'hésitez pas à candidater !

MISSIONS / CONDITIONS D'EXERCICE

ÉTAT-CIVIL - AFFAIRES FUNÉRAIRES - ÉLECTIONS
Gestionnaire des moments clés de la vie, de la naissance au décès, en passant par les unions, vous serez le/la garant(e) de l'exactitude et de la conformité des actes d'état civil, un rôle essentiel pour nos concitoyens.
Organisateur(rice) des scrutins démocratiques, vous préparez, coordonnez les élections, de la tenue des listes électorales à l'organisation des scrutins et vous assurez la transparence et la bonne marche de notre démocratie locale.
Accompagnant(e) dans les formalités funéraires, vous gérez les affaires funéraires (mise à jour des plans, suivi des inhumations, vente des concessions.) avec empathie et rigueur.

ACCUEIL PUBLIC - GESTION ADMINISTRATIVE - COMMUNICATION
Vous assurez un accueil téléphonique et physique de qualité, en orientant précisément les usagers vers les services compétents et en gérant les formalités informatives (attestations d'accueil, etc.).
Vous gérez la boîte mail de la mairie et contribuez au traitement du courrier pour une circulation fluide de l'information.
Vous participez au recensement de la population, à l'archivage et au classement documentaire, garantissant l'efficacité de nos processus.
Vous assurez en lien avec les autres collaborateurs la diffusion d'informations via les supports numériques (site internet de la commune, application Panneau Pocket, panneaux lumineux, lettre numérique).

POUVOIR DE POLICE DU MAIRE
Vous établissez diverses autorisations (stationnement, licences.) et assurez le suivi des demandes d'ouvertures tardives de certains établissements et déclarations (chiens dangereux, ruches.)

PROFILS RECHERCHÉS
- vous maîtrisez le cadre réglementaire de l'état-civil, des affaires funéraires et des élections
- vous comprenez les rouages des collectivités territoriales et les procédures administratives
- vous avez un excellent sens de la communication, à l'écrit comme à l'oral
- vous êtes à l'aise avec les outils numérique (Excel, Word, applications métier),
- vous maîtrisez Berger-Levrault et Gescime, ou vous êtes avide d'apprendre rapidement,
- vous savez anticiper et filtrer les demandes avec pertinence

SAVOIR-ÊTRE
- Sens de l'organisation et des priorités,
- Discrétion professionnelle,
- Esprit d'équipe et qualités relationnelles,
- Dynamisme, réactivité, autonomie et rigueur,
- Capacité d'adaptation et de proposition

EXPÉRIENCE
Une expérience réussie sur un poste similaire au sein d'une collectivité territoriale de strate comparable serait un atout majeur.
Une connaissance approfondie du cadre administratif des collectivités territoriales, couplée à une formation en administration, serait fortement appréciée.

CONTACT
Mme Cécile FANTINI, Directrice des affaires générales
dag@sillingy.fr
04 50 68 75 17