Adjoint administratif / Adjointe administrative (guichet)

Affectez au service administratif, vous assurez les taches administratives d'exécution comportant la connaissance et l'application des règlements administratifs et comptables. A ce titre, vous assurez notamment des activités d'accueil et d'information des résidents ou familles de résidents, des travaux de secrétariat pouvant comporter de la rédaction courante de courrier, de comptabilité, de documentation et de bureautique.

LES DOMAINES DE RESPONSABILITÉ :

ACCUEIL
- Assure l'accueil physique et téléphonique
- Oriente et renseigne toute personne extérieure aux services
- Visite de l'établissement aux nouveaux résidents, nouvelles familles
- Explique au résident et/ou sa famille le contenu du contrat de séjour et ses annexes informe le résident et la famille du contenu du règlement de fonctionnement en insistant sur des points particuliers convenus avec la Direction.

ADMINISTRATION
L'adjoint administratif hospitalier en coordination avec les services concernés :
- Assure en lien avec la directrice et l'infirmière coordinatrice la gestion des entrées et sorties des résidents : dossier d'inscription, contrat de séjour, aide sociale, caution...
- Assure le suivi du résident pendant la durée de son hébergement, relation avec la famille ou le tuteur
- Étiquette les portes
- Met a jour les listes des chambres, les listes alpha des résidents
- Assure la gestion des réservations des chambres temporaires
- Suit les hospitalisations et les absences pour convenance personnelle
- Prépare la facturation des frais de séjours et réalise les titres de recettes des 2 sites
- Prépare la facturation de l'aide sociale, du portage de repas et de l'accueil de jour et réalise les titres de recettes correspondants
- Suis et informe des mouvements divers et des invitations des familles pour les anniversaires notamment
- Suivi les dossiers d'aide au logement
- Réalise les titres de recettes divers en lien avec le régisseur des recettes de l'établissement
- Met a jour l'état trimestriel envoyé par la MSA des deux sites
- Gère les locations dans le logement des familles en collaboration avec l'adjoint des cadres.

INSTITUTION
- Participe aux groupes de travail ayant lien avec l'accueil et le séjour des usagers
- Participe à la mise a jour des documents relatifs au séjour des résidents : contrat de séjour, règlement de fonctionnement

APTITUDE:
Sens de l'écoute, disponibilité,
Travail en collaboration
Organisation
Bon relationnel
Sens de l'accueil,
Réactivité,
Sens des responsabilités.