Adjoint / Adjointe à la DAF

L'EHPAD la Roussane de Monein est un établissement public médico-social qui accueille 90 personnes âgées dont une unité protégée. La Direction de l'EHPAD recrute un(e) adjoint de direction (90% sur l'EHPAD de Monein et 10% sur l'EHPAD d'Arthez de Béarn), CDD Forfait Jours renouvelable selon les règles de la fonction publique hospitalière.

Vos missions permanentes :
-Elaborer, suivre et analyser l'ensemble des documents budgétaires de l'établissement : EPRD et ses composantes, PGFP, Décision Modificative (DM), Rapports d'activité, ERRD et ses annexes, suivi budgétaire ;
-Assurer la construction et le suivi des indicateurs financiers (tableaux de bord médico-sociaux) ;
-Préparer et suivre du PPI : Recueillir les besoins d'équipement exprimés par les différents services de l'établissement et analyser leurs demandes - -Engagement des dépenses Suivi des dépenses de classe 2 pour l'ensemble de l'établissement ;
-Analyser et suivre les finances avec les grands équilibres et mettre en œuvre une comptabilité analytique ;
-Déclarer la TVA et suivre la LASM (Livraison À Soi-Même) ;
-Réaliser le suivi financier des travaux avec un suivi administratif des marchés de travaux ;
-Optimiser la gestion de la dette (suivi des emprunts) et de la trésorerie ;
-Réaliser la clôture des comptes et des écritures de fin d'exercice ;
-Être le Référent Achat : Préparation, rédaction, publication, mise en œuvre et exécution des marchés et des mises en concurrence ;
-Participer aux réunions Achats / Evaluation des besoins / analyse technique des offres avec l'aide des différents services concernés ;
-Gérer les assurances : Gestion des contrats d'assurance (marchés publics) - Gestion des déclarations de sinistre relevant de l'assurance RC - Suivi des dossiers et indemnisations de sinistre - Suivi des cotisations - Gestion des déclarations de sinistre relevant de l'assurance matérielle et de la flotte automobile, en lien avec les services techniques. Gestion des déclarations de sinistre protection juridique - Suivi des dossiers ;
-Suivre les contrats et les conventions en lien avec le service concerné (maintenance, entretiens) ;
-Inventorier / Etat de l'actif : en collaboration avec les services techniques, recensement et inventaire des mobiliers présents dans l'établissement. Lien entre l'inventaire physique et comptable ;
-Elaborer et conduire des projets / préparation budgétaire / Suivi des projets (financier et administratif) / envoi des rapports finaux et éléments justificatifs ;
-Répondre aux différentes enquêtes en lien avec son domaine de compétence.

Vos missions spécifiques :
-Encadrement du service administratif (2 agents), du service technique (2 agents) et de l'agent affecté à la logistique et à la Blanchisserie.
-En l'absence de la cadre de santé et de la responsable des ressources humaines, gestion des plannings des différents services pour assurer une continuité de service / Evaluation annuelle des agents (5)

Formations :
-Connaissance en bureautique / Connaissance de la Comptabilité Publique et notamment de l'instruction M22
-Connaissance de l'actualité dans le domaine des ESSMS et de la Santé / Maîtrise du logiciel de gestion Economique et Financière (Berger Levrault)
-Connaissance du Code des Marchés Publics / Pratique de la négociation d'achat
-Notions d'analyse financière et d'élaboration de tableaux de bord

Qualités professionnelles :
-Capacité d'analyse et de synthèse / Organisation - Gestion du temps de travail - Respect des organisations en place
-Aptitude à la polyvalence / Aptitudes relationnelles / Rigueur professionnelle / Esprit d'initiative
-Organisation et choix des priorités / Capacité à travailler en équipe / Qualités d'expression orale et écrite
-Secret professionnel - Discrétion professionnelle / Conscience professionnelle / Aptitude et volonté à acquérir des connaissances professionnelles
-Qualité des transmissions et de l'information donnée