Secrétaire

Le siège social de l'Association est un pôle de coordination, de ressources et de gestions des différents établissements et service.
Vos Missions :
Placé (e) sous la responsabilité de l'attachée du Directeur Général que vous soutenez dans ses activités, vous assurez plus particulièrement les missions suivantes :
- Vous accueillez et orientez les visiteurs, Personnes accompagnées, familles, fournisseurs, .
- Vous assurez l'accueil téléphonique, prenez et transmettez les messages
- Vous réceptionnez, triez, enregistrez, affranchissez et expédiez le courrier, vous assurez la gestion des messages électroniques
- Vous réalisez le traitement informatique des dossiers : frappe de courrier, publipostage, mise en forme de documents, notes, rapports, compte-rendus, .
- Vous assurez des tâches de reprographie
- Vous gérez les plannings (salles, véhicules de service, .)
- Vous vérifiez l'état des stocks, évaluez les besoins en approvisionnement et définissez les commandes à passer
- Vous assurez la communication, le classement et l'archivage des documents
- Vous participez à l'organisation logistique des réunions et manifestations
- Vous contribuez au suivi et à l'organisation des événements associatifs (Opération Brioches, Assemblée Générale.)
Vous apportez votre soutien aux membres de l'équipe et particulièrement à la directrice de projets et de la valorisation des Personnes.
Les Compétences :
- Vous maîtrisez les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Vous maitrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Publisher, .)
- Vous disposez de qualités rédactionnelles et respectez les règles de présentation, de mise en forme
- Vous avez une facilité de contact (écoute, disponibilité, relationnel, .) et savez adapter votre communication à vos interlocuteurs (capacité à transmettre des informations, des explications)
- Vous savez travailler en équipe et en partenariat
- Vous véhiculez une image positive de l'Association et assurez la promotion de ses valeurs
- Vous êtes rigoureux, organisé et faites preuve de discrétion
- Vous savez vous adapter à des tâches diverses, aux imprévus
- Vous faites preuve d'initiative en créant les outils utiles à l'activité
- Vous êtes proactif dans la gestion des imprévus et aléas
- Vous êtes dans une démarche permanente d'amélioration de vos pratiques
- Vous savez rendre compte de votre activité

Profil :
Une expérience de 2 ans sur un poste similaire serait appréciée
La vaccination contre la COVID-19 est fortement recommandée
Les vaccinations DTP et Hépatite B sont conseillées
Vous adhérez aux valeurs de l'association.
Merci de joindre une LETTRE DE MOTIVATION à votre CV