Secrétaire

Le service de formation continue recherche un(e) technicien(ne) qui devra :
- assurer l'interface entre les gestionnaires, intervenants, et les ingénieurs chargés formation continue
- assurer la gestion administrative et financière d'un portefeuille de formations continue
- prendre en charge un dispositif FC
- saisir ; alimenter et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion formation continue (FCA manager, apogée, kairos, argos, defi,... )

Ses activités principales seront :
- d'établir des tableaux de bords
- de participer aux actions de sensibilisation de formations
- de devenir un référent sur une compétence professionnelle
- de mettre en place des outils de gestion et des procédure
- d'assister les ingénieurs d'études dans leurs missions
- d'accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs)
- de saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion formation continue (FCA manager, apogée, kairos, argos, defi,... )
- d'alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes
- d'assurer la gestion administrative et financières d'un ensemble de formations (prise en charge de l'étudiant, conventions / contrats, avenants, suivis des présences, certificat, facturation, éditions de diplômes... )
- la gestion administrative, complétude et veille sur différentes plateformes OPCO
- de constituer des dossiers documentaires et en assurer la mise à jour
- d'appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

Les compétences requises pour ce poste sont :

SAVOIRS GENERAUX THEORIQUES OU DISCIPLINAIRES :
- Domaine de formation : secrétariat, gestion administrative,
- Connaissance du secteur de la formation professionnelle et de l'apprentissage
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et budgétaire de la Formation Continue et du secteur d'activité : formation professionnelle, alternance.

SAVOIR FAIRE OPERATIONNELS / TECHNIQUES :
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Excel Word... ), bases de données, logiciels et plateformes interne/externe
- Mettre en œuvre les règles et procédures
- Accueillir les populations concernées
- Travailler en équipe

SAVOIR-ETRE :
- Bon sens relationnel
- Sens de l'accueil
- Rigueur et organisation
- Bonne capacité d'écoute et d'adaptation
- Autonomie
- Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite Savoir rendre compte, réalisation de points réguliers
- Capacité d'adaptation, d'analyse,
- Savoir synthétiser et hiérarchiser ses missions

Ce poste peut nécessiter des déplacements sur l'ensemble du territoire de l'Université.
Si vous êtes intéressé(e) par ce poste, n'hésitez pas à nous adresser votre curriculum vitae et votre lettre de motivation à l'adresse : recrutement@u-picardie.fr