informations générales
Priziac
Assistant de Direction en équipe Fonctionnelle H/F
A Apprentis d'Auteuil, fondation catholique reconnue d'utilité publique et acteur engagé dans le champ de l'Économie Sociale et Solidaire, avoir confiance en l'avenir, c'est permettre à chaque jeune de trouver sa place dans la société. C'est également offrir à nos collaborateurs la possibilité de travailler et d'évoluer dans une dynamique collective, propice au développement de chacun et de tous en donnant du sens à son action.
Rejoindre nos équipes engagées au service des jeunes et des familles, c'est faire le choix de contribuer à la vitalité de la fondation, tisser des liens de qualité et contribuer au bien commun.
Pour notre site de PRIZIAC (56320), nous recherchons un Assistant de Direction en équipe fonctionnelle H/F en CDD à temps plein jusqu'au 17-05-2024-éventuellement reconductible
Au sein de l'équipe des Services Généraux du site Saint Michel, sous la responsabilité du Responsable des Services Généraux, vos missions seront les suivantes :
Accueillir et informer,
- Accueillir les personnels, les enseignants, les entreprises et les personnes extérieures,
- Effectuer l'accueil téléphonique des Services Généraux,
- Orienter les visiteurs,
- Gérer la signalétique,
- Permettre la circulation de l'information au sein des Services Généraux.
Coordonner et organiser
- Organiser et faire circuler l'information au sein des équipes du service,
- En fonction des besoins et des urgences, faire appel aux agents concernés et coordonner leur intervention,
- Organiser, sur le plan logistique, les réunions ou déplacements des collaborateurs (réservations de salle, d'hébergement, transport ),
- Organiser et suivre un plan de classement administratif,
- Gérer le logiciel de suivi des interventions de l'équipe Maintenance,
- Assurer le suivi et la gestion des clés et barillets mécaniques et électroniques,
- Suivre la flotte des téléphones mobiles pour le compte de plusieurs établissements,
- Tenir et gérer un stock de fournitures de bureau.
Assurer le travail administratif
- Traiter le courrier des Services Généraux
- Gérer la messagerie électronique et vocale du service,
- Gérer la base de données contacts du service,
- Rédaction de lettres, courriers et comptes-rendus,
- Tenir à jour différents agendas et planning, prise de rendez-vous,
- Filtrer les informations et respecter la confidentialité,
- Gérer un fond de caisse,
- Réaliser des bons de commandes, notes de frais, suivi des factures,
- Suivi des cartes/chèques déjeuner.
Assister le Responsable des Services Généraux (RSG)
- Gérer l'agenda du RSG,
- Assister le RSG dans le travail administratif et le suivi budgétaire,
- Enregistrer et suivre le planning des équipes Services Généraux,
- Enregistrer les heures effectuées par les collaborateurs,
- Transmettre les éléments de paie au service comptabilité,
- Suivre le traitement administratif du dossier des agents (maladies, absences, ),
- Elaborer et suivre un tableau de bord financier,
- Registres de sécurité : classer et organiser les rapports de contrôle technique et de maintenance,
- Suivi administratif des déclarations aux assurances,
- Gérer le prêt des véhicules de l'établissement,
- En lien avec le Référent Véhicules, assurer le suivi administratif de maintenance des véhicules et le suivi des cartes carburants,
- Tenir à jour le tableau de bord de suivi des véhicules.
Profil :
- Titulaire d'un diplôme ou d'une formation d'assistante de direction (BTS Assistant(e) de manager ou BTS Assistant(e) de gestion PME/PMI), vous justifiez d'une première expérience de 3 années réussie en secrétariat ou en tant qu'assistant(e) de direction,
- Accessible, agréable et autonome,
- Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez faire preuve de pragmatisme et êtes réactif(ve),
- Maîtrise de l'outil informatique et des outils collaboratifs
- Connaissance en droit du travail et en comptabilité
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireA Apprentis d'Auteuil, fondation catholique reconnue d'utilité publique et acteur engagé dans le champ de l'Économie Sociale et Solidaire, avoir confiance en l'avenir, c'est permettre à chaque jeune de trouver sa place dans la société. C'est également offrir à nos collaborateurs la possibilité de travailler et d'évoluer dans une dynamique collective, propice au développement de chacun et de tous en donnant du sens à son action.
Rejoindre nos équipes engagées au service des jeunes et des familles, c'est faire le choix de contribuer à la vitalité de la fondation, tisser des liens de qualité et contribuer au bien commun.
Pour notre site de PRIZIAC (56320), nous recherchons un Assistant de Direction en équipe fonctionnelle H/F en CDD à temps plein jusqu'au 17-05-2024-éventuellement reconductible
Au sein de l'équipe des Services Généraux du site Saint Michel, sous la responsabilité du Responsable des Services Généraux, vos missions seront les suivantes :
Accueillir et informer,
- Accueillir les personnels, les enseignants, les entreprises et les personnes extérieures,
- Effectuer l'accueil téléphonique des Services Généraux,
- Orienter les visiteurs,
- Gérer la signalétique,
- Permettre la circulation de l'information au sein des Services Généraux.
Coordonner et organiser
- Organiser et faire circuler l'information au sein des équipes du service,
- En fonction des besoins et des urgences, faire appel aux agents concernés et coordonner leur intervention,
- Organiser, sur le plan logistique, les réunions ou déplacements des collaborateurs (réservations de salle, d'hébergement, transport ),
- Organiser et suivre un plan de classement administratif,
- Gérer le logiciel de suivi des interventions de l'équipe Maintenance,
- Assurer le suivi et la gestion des clés et barillets mécaniques et électroniques,
- Suivre la flotte des téléphones mobiles pour le compte de plusieurs établissements,
- Tenir et gérer un stock de fournitures de bureau.
Assurer le travail administratif
- Traiter le courrier des Services Généraux
- Gérer la messagerie électronique et vocale du service,
- Gérer la base de données contacts du service,
- Rédaction de lettres, courriers et comptes-rendus,
- Tenir à jour différents agendas et planning, prise de rendez-vous,
- Filtrer les informations et respecter la confidentialité,
- Gérer un fond de caisse,
- Réaliser des bons de commandes, notes de frais, suivi des factures,
- Suivi des cartes/chèques déjeuner.
Assister le Responsable des Services Généraux (RSG)
- Gérer l'agenda du RSG,
- Assister le RSG dans le travail administratif et le suivi budgétaire,
- Enregistrer et suivre le planning des équipes Services Généraux,
- Enregistrer les heures effectuées par les collaborateurs,
- Transmettre les éléments de paie au service comptabilité,
- Suivre le traitement administratif du dossier des agents (maladies, absences, ),
- Elaborer et suivre un tableau de bord financier,
- Registres de sécurité : classer et organiser les rapports de contrôle technique et de maintenance,
- Suivi administratif des déclarations aux assurances,
- Gérer le prêt des véhicules de l'établissement,
- En lien avec le Référent Véhicules, assurer le suivi administratif de maintenance des véhicules et le suivi des cartes carburants,
- Tenir à jour le tableau de bord de suivi des véhicules.
Profil :
- Titulaire d'un diplôme ou d'une formation d'assistante de direction (BTS Assistant(e) de manager ou BTS Assistant(e) de gestion PME/PMI), vous justifiez d'une première expérience de 3 années réussie en secrétariat ou en tant qu'assistant(e) de direction,
- Accessible, agréable et autonome,
- Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez faire preuve de pragmatisme et êtes réactif(ve),
- Maîtrise de l'outil informatique et des outils collaboratifs
- Connaissance en droit du travail et en comptabilité
