Assistant / Assistante de direction

Notre client recrute un(e) ASSISTANT(E) DE DIRECTION.

Notre client est une entreprise familiale spécialisée dans la déconstruction responsable de véhicules, principalement des automobiles dont il assure la revente des pièces détachées en France et à l'export et/ou la revente en l'état des véhicules sur le marché de l'export.

En tant qu'Assistant(e) de Direction de 4 membres du CODIR (le Président, le Directeur Opérationnel, le DG et le DAF), vous assurez un soutien opérationnel en accompagnant les membres du CODIR dans leurs prises de décisions et la réalisation de leurs objectifs.

Véritable facilitateur(rice), vous déployez votre force de persuasion pour obtenir les informations et les rendez-vous nécessaires, même face à des interlocuteurs complexes. Vous effectuez des recherches approfondies pour fournir des éléments clés à la réflexion du CODIR. Vous fluidifiez leur quotidien en gérant les agendas, l'organisation d'événements et la logistique.

Pour résumé, vous êtes un véritable chef d'orchestre, garant de l'efficacité et du bien-être du CODIR.

Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :

La veille réglementaire et sectorielle :
- Être en veille sur tout ce qui touche à l'activité de l'entreprise : partenaires, concurrence, assureurs, clients, législation.
- Faire part des éléments pertinents aux membres et les alerter (évènements à venir, inscriptions à l'événement, nouvelle réglementation...)

L'organisation et la gestion du temps des membres du CODIR :
- Décharger les membres du CODIR des tâches administratives et chronophages afin qu'ils puissent se concentrer sur les missions stratégiques (exemples : appels entrants, mails, courriers...)
- Gérer leurs agendas, organiser leurs rendez-vous et déplacements en tenant compte des priorités et des disponibilités (réservation de billets, logement, restauration...)
- Prioriser et piloter votre activité pour respecter les délais et les engagements

L'administration et le support :
- Élaborer divers dossiers : subventions, projet de fusion, projet de site web, projet de call-center...
- Rédiger les ODJ, les supports, les comptes rendus des réunions CODIR
- Préparer et contrôler, assister la rédaction des dossiers nécessaires à la mission du CODIR (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses, contrat...)

Le suivi de projets :
- Piloter l'avancement de différents sujets et donnez de la visibilité : coordination avec les Centres pour les retours d'appareils et assurer le suivi (copieurs, écrans...) + uniformisation de l'archivage pour l'ensemble des Centres (pour les documents restants car dématérialisation en place) ;
- Recherche de subventions
- Assister le CODIR sur des dossiers spécifiques selon les besoins, notamment pour l'organisation d'événements internes ou externes

La communication interne et externe :
- Réaliser des notes, des supports en lien avec le service Communication Marketing RSE
- Aider le service Communication Marketing RSE à la préparation d'interviews, d'interventions publiques du Président
- Assister le CODIR dans sa correspondance et sa communication à destination des autres services, Business Units ou parties prenantes
- Servir de relais entre le CODIR et les clients, les fournisseurs et les partenaires externes

Pour réussir sur ce poste, quelles compétences seront attendues ?
- une formation de niveau BAC +4/5 en assistanat de direction, gestion administrative et commerciale ou gestion PME/PMI, management des organisations.
- une expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire acquise au sein d'une PME d'au moins 150 salariés
- votre expérience dans la gestion de plusieurs plannings et l'assistanat de plusieurs Dirigeants
- la connaissance et la maîtrise des outils bureautiques et des outils de communication (planning partagé.)
- votre maîtrise de la langue française (vocabulaire, orthographe, syntaxe.)