informations générales
Bonne
Situé en zone frontalière, dans le massif des Voirons, aux portes de Genève, Bonne est située à 8km d'Annemasse et fait partie d'Annemasse-Les-Voirons Agglomération.
La Commune possède de nombreux services (crèche, école, centre de loisir), de nombreux commerces et une riche vie associative.
Dans ce contexte, la commune de Bonne recherche un(e) Assistant DST et Urbanisme.
Sous l'autorité du Directeur des Services Techniques, et en lien avec l'instructeur des demandes et le Maire, vos missions seront :
Urbanisme :
- La saisie des informations liées aux documents d'urbanisme dans le logiciel OXALIS et l'enregistrement des demandes sur les registres
- La gestion des appels téléphoniques liés aux demandes d'urbanisme et le transfert de ces demandes à la personne en charge de l'instruction des demandes d'urbanisme
- L'établissement des rendez-vous entre les pétitionnaires et Annemasse-Les-Voirons Agglomération, EPIC en charge des dossiers d'urbanisme et la Marie
- La Télétransmission des arrêtés sur S2LOW (application de télétransmission) et réaliserez le classement des dossiers
- Assurer un lien administratif avec le service Urbanisme d'Annemasse-Les-Voirons Agglomération
DST :
1. La gestion des appels
- Filtrer les appels, Apporter les éléments de réponse, Alimenter le tableau de bord des demandes, Classer et archiver.
2. La gestion des courriers
- Réception des courriers, alimenter le tableau de bord des courriers, Préparation de courriers type, Classement et Envoi de chrono départ
3. La gestion des demandes
- Réception des demandes
- Alimenter le tableau de bord des demandes
- Préparation des ordres d'intervention (open GST)
- Gestion des retours des OI
4. Gestion administrative des demandes d'arrêtés
- Réception
- Alimentation du tableau des arrêtés
- Préparation administrative des arrêtés
- Télétransmission des arrêtés
- Envoi des arrêtés
- Classement
- Affichage sur le tableau municipal
5. Suivi administratif des contrats de maintenance de la Commune
- Suivi des interventions
- Classement des interventions
- Synthèse mensuelle des interventions
- Organisation et planification des réunions
- Interface avec les différents services de la collectivité et des collectivités extérieures
- Accueil du public très occasionnellement
Profil recherché :
Formation en secrétariat / assistante de direction
Savoir-faire :
- Expérience souhaitée dans un poste similaire
- Capacité à travailler en transversalité
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint...)
- Rigueur et organisation
- Aisance relationnelle, communication et savoir rendre compte
- Adaptabilité à l'évolution des outils
Savoir-être :
- Diplomatie et bienveillance
- Autonomie dans la rédaction de courriers, et parfaite maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Discrétion professionnelle
Informations complémentaires :
- Poste à temps complet ou possibilité de temps partiel à 75%
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Dans ce contexte, la commune de Bonne recherche un(e) Assistant DST et Urbanisme.
Sous l'autorité du Directeur des Services Techniques, et en lien avec l'instructeur des demandes et le Maire, vos missions seront :
Urbanisme :
- La saisie des informations liées aux documents d'urbanisme dans le logiciel OXALIS et l'enregistrement des demandes sur les registres
- La gestion des appels téléphoniques liés aux demandes d'urbanisme et le transfert de ces demandes à la personne en charge de l'instruction des demandes d'urbanisme
- L'établissement des rendez-vous entre les pétitionnaires et Annemasse-Les-Voirons Agglomération, EPIC en charge des dossiers d'urbanisme et la Marie
- La Télétransmission des arrêtés sur S2LOW (application de télétransmission) et réaliserez le classement des dossiers
- Assurer un lien administratif avec le service Urbanisme d'Annemasse-Les-Voirons Agglomération
DST :
1. La gestion des appels
- Filtrer les appels, Apporter les éléments de réponse, Alimenter le tableau de bord des demandes, Classer et archiver.
2. La gestion des courriers
- Réception des courriers, alimenter le tableau de bord des courriers, Préparation de courriers type, Classement et Envoi de chrono départ
3. La gestion des demandes
- Réception des demandes
- Alimenter le tableau de bord des demandes
- Préparation des ordres d'intervention (open GST)
- Gestion des retours des OI
4. Gestion administrative des demandes d'arrêtés
- Réception
- Alimentation du tableau des arrêtés
- Préparation administrative des arrêtés
- Télétransmission des arrêtés
- Envoi des arrêtés
- Classement
- Affichage sur le tableau municipal
5. Suivi administratif des contrats de maintenance de la Commune
- Suivi des interventions
- Classement des interventions
- Synthèse mensuelle des interventions
- Organisation et planification des réunions
- Interface avec les différents services de la collectivité et des collectivités extérieures
- Accueil du public très occasionnellement
Profil recherché :
Formation en secrétariat / assistante de direction
Savoir-faire :
- Expérience souhaitée dans un poste similaire
- Capacité à travailler en transversalité
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint...)
- Rigueur et organisation
- Aisance relationnelle, communication et savoir rendre compte
- Adaptabilité à l'évolution des outils
Savoir-être :
- Diplomatie et bienveillance
- Autonomie dans la rédaction de courriers, et parfaite maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Discrétion professionnelle
Informations complémentaires :
- Poste à temps complet ou possibilité de temps partiel à 75%
