Assistant administratif / Assistante administrative

Adecco recherche pour l'un de ses client spécialisé dans le transport et l'entreposage exceptionnel, un assistant administratif.

Sous l'autorité du Responsable des agences ou elle travaille, elle participe au développement de l'activité de la Société auprès des clients existants et potentiels.

Mission commerciale :
- Tenue du standard téléphonique et liaison avec le responsable d'agence,
- Établissement des devis suivant les contrats cadres, les accords divers et dans la limite de la note de pouvoir de signature en collaboration avec le responsable d'agence.
- Relance des clients en collaboration avec le responsable d'agence et suivi des clients dans le secteur attribué.
- Ouverture de compte clients et vérification de leur solvabilité.
- Prise de commande, saisie dans NAVISION et planification des locations, des transports et sous-traitance en collaboration avec le responsable d'agence.
- Vérifie que le contrat de location a été signé par le client et/ou que celui-ci a réalisé un bon de commande et alerte le responsable d'agence en cas d'absence.
- Constitution et suivi des dossiers d'affaires jusqu'à leur clôture.
- Transmission des ordres de mission au personnel du parc et au chauffeur.
- Edition des Bons de Départ et de Retour.
- Informe le responsable sur les devis à réaliser suite aux états des lieux ou à la suite d'interventions de SAV.
- Edition des factures, envoi aux clients et gestion des avoirs en collaboration avec le responsable.
- Réception et enregistrement des règlements clients, recouvrement en coordination avec la direction et le responsable d'agence (relances).
- Suivi des livraisons et restitutions, mise à jour des états de parc bungalows et mobilier en collaboration avec le responsable.

Mission administrative :
- Gestion des comptes fournisseurs (création et mise à jour) :

- Etablissement de bons de commandes auprès des fournisseurs sous la responsabilité du responsable d'agence,
- Rapprochement des Bons de Livraison et contrôle des factures,
- Enregistrement et saisie des factures fournisseurs,
- Gestion du courrier départ/arrivé et saisie des courriers et documents divers.
- Suivi du personnel :

- Circuit administratif du nouvel embauché,
- Saisie des contrats intérim et suivi des intérimaires en liaison avec les agences d'intérim,
- Tenue du registre du personnel,
- Suivi des visites médicales,
- Transmission au siège des arrêts maladie et accidents du travail,
- Tenue à jour des dossiers du personnel,
- Suivi des formations et habilitations,
- Tenue du planning des congés avec le responsable d'agence,
- Pointage des heures du personnel.
- Déclaration des sinistres.
- Emission des besoins en fournitures.
- Suivi des interventions en SAV et refacturation si nécessaire en collaboration avec le responsable d'agence.
- Contrôle des dates de validité des contrôles réglementaires (matériel, installations, etc.) et déclenchement des contrôles.
- Saisies des kilomètres et heures des véhicules.
- Contrôle que le chauffeur vide sa carte conducteur et leur chronotachygraphe du camion suivant la règlementation en vigueur.

Qualité, Santé, Sécurité et Environnement (QSSE) :

Participe aux Objectifs QSSE qualité, hygiène, environnement et sécurité définis par la direction. Respecte la Politique QSSE définie par la direction. Applique les procédures et consignes QSSE en vigueur. Informe ses supérieurs hiérarchiques de tout problème relatif à la QSSE. Remonte es informations sur les dysfonctionnements, les situations à risque, les accidents du travail, les réclamations clients, les suggestions d'amélioration, etc. à sa direction

Vous êtes issus d'une filière tertiaire et avez une première expérience similaire à votre actif.
Vous appréciez le contact avec les clients et fournisseurs et êtes rigour