Assistant de direction générale h/f

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informations générales

1. Organisation des réunions CODIR mensuelles et COMEX en anglais :
- Organisation des réunions, des conférences téléphoniques et des visioconférences (convocations,
réservations de salle, plateaux repas,…..)
- Élaboration des présentations Powerpoint.
- Présence aux réunions CODIR, et rédaction des comptes-rendus.
- Gestion du suivi des transferts aéroport / siège en collaboration avec la Coordinatrice du Service des Achats indirects.

2. Tenue des agendas / Déplacements/ Notes de Frais :
- Responsable de l'organisation des déplacements du CEO Groupe (voyage, hôtel, visa) en coordination avec les assistants des filiales (US - ASIE - Europe) avec suivi détaillé des déplacements du CEO.
- Tenue de l'agenda de la Secrétaire Général Groupe et du CEO Groupe.
- Traitement des notes de frais et des relevés bancaires.

3. Téléphone, courrier, correspondances / Achats divers :
- Filtrage téléphonique.
- Réception, contrôle, enregistrement et distribution des courriers recommandés entrants de toute la société.
- Rédaction et mise en forme de divers documents (courriers, comptes-rendus, mémos) en respectant la charte.
- Contrôle des documents soumis à la signature du CEO Groupe et à la Secrétaire Général Groupe.
- Traduction de divers documents du français vers l'anglais et de l'anglais vers le Français (annonces internes : nouveaux collaborateurs, promotions….).
- En charge de la coordination logistique des commandes d'échantillons Marketing, dotations professionnelles et demandes ponctuelles des actionnaires.
- Gestion de la caisse dite « dépannage » : Suivi des dépenses, encaissements du courrier du personnel.
- Règlement des contraventions via internet avant transmission au Responsable Service Paie.
- Suivi et contrôle des dépenses engagées.
- Suivi de la mise à jour de la Group Contact List, effectuées par l'hôtesse d'accueil et coordination avec le
service IT pour la mise à jour des répertoires Outlook.
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