informations générales
Paris
PRESANSE et AFOMETRA sont 2 structures qui œuvrent pour le secteur de la santé au travail. Ces 2 structures partagent les mêmes locaux.
Ce sont 2 associations à taille humaine et nous recherchons l'hôte/hôtesse polyvalente qui assurera l'accueil physiquet et téléphonique ainsi que des tâches administratives.
ENVIRONNEMENT DU POSTE
- Intervention sur les 2 structures AFOMETRA et PRESANSE
- Situé en zone d'accueil partagée entre les 2 structures. La banque d'accueil est ouverte sur l'entrée de l'immeuble
- Tenu(e) par une obligation de confidentialité
ACCUEIL
- Accueillir et orienter les visiteurs (stagiaires, formateurs, administrateurs, prestataires.)
- Exercer une vigilance sur les personnes entrantes, s'assurer qu'elles sont attendues.
- Assurer l'accueil téléphonique et rediriger les appels vers les correspondants concernés.
- Réceptionner et dispatcher le courrier arrivé.
- Être à l'écoute, se positionner en personne ressource pour les visiteurs qui ont besoin de renseignement,
- Maitriser l'ouverture / fermeture et la mise sous alarme du bâtiment.
GESTION ADMINISTRATIVE
- Mise à jour la base de données des contacts et adresses des adresses postales et mails,
- Tenir le support de réservation des salles et superviser les affectations de salles.
- Confirmation des menus des formations assurées par l'AFOMETRA
- Suivi des stocks de consommables et de petites fournitures de bureau et commande de renouvellement. Prendre en charge les livraisons courantes ; Assurer la réception et la manutention,
- Mise sous pli et d'envoi en nombre des courriers, affranchissement et envoi du courrier
- Gestion de la poubelle.
COMPETENCES
Savoirs
- Maitriser l'accueil physique et téléphonique.
- Posséder les techniques et outils de communication liés au poste.
Savoir-faire et/ou compétences associées
- Utiliser l'outil informatique, Word, Excel, Outlook.
- Utiliser les logiciels métiers
- Prioriser ses tâches en cas d'affluence.
- Traiter simultanément plusieurs demandes.
Savoirs-être
- Relayer une image professionnelle et positive des 2 structures.
- Avoir de la méthode, de la rigueur, le sens de l'organisation.
- Faire preuve d'autonomie, d'initiative, de discrétion, de disponibilité.
- Contribuer aux bonnes relations de travail.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireCe sont 2 associations à taille humaine et nous recherchons l'hôte/hôtesse polyvalente qui assurera l'accueil physiquet et téléphonique ainsi que des tâches administratives.
ENVIRONNEMENT DU POSTE
- Intervention sur les 2 structures AFOMETRA et PRESANSE
- Situé en zone d'accueil partagée entre les 2 structures. La banque d'accueil est ouverte sur l'entrée de l'immeuble
- Tenu(e) par une obligation de confidentialité
ACCUEIL
- Accueillir et orienter les visiteurs (stagiaires, formateurs, administrateurs, prestataires.)
- Exercer une vigilance sur les personnes entrantes, s'assurer qu'elles sont attendues.
- Assurer l'accueil téléphonique et rediriger les appels vers les correspondants concernés.
- Réceptionner et dispatcher le courrier arrivé.
- Être à l'écoute, se positionner en personne ressource pour les visiteurs qui ont besoin de renseignement,
- Maitriser l'ouverture / fermeture et la mise sous alarme du bâtiment.
GESTION ADMINISTRATIVE
- Mise à jour la base de données des contacts et adresses des adresses postales et mails,
- Tenir le support de réservation des salles et superviser les affectations de salles.
- Confirmation des menus des formations assurées par l'AFOMETRA
- Suivi des stocks de consommables et de petites fournitures de bureau et commande de renouvellement. Prendre en charge les livraisons courantes ; Assurer la réception et la manutention,
- Mise sous pli et d'envoi en nombre des courriers, affranchissement et envoi du courrier
- Gestion de la poubelle.
COMPETENCES
Savoirs
- Maitriser l'accueil physique et téléphonique.
- Posséder les techniques et outils de communication liés au poste.
Savoir-faire et/ou compétences associées
- Utiliser l'outil informatique, Word, Excel, Outlook.
- Utiliser les logiciels métiers
- Prioriser ses tâches en cas d'affluence.
- Traiter simultanément plusieurs demandes.
Savoirs-être
- Relayer une image professionnelle et positive des 2 structures.
- Avoir de la méthode, de la rigueur, le sens de l'organisation.
- Faire preuve d'autonomie, d'initiative, de discrétion, de disponibilité.
- Contribuer aux bonnes relations de travail.
