informations générales
Fontenay-le-Comte
CDI
Notre mission ? Promouvoir, gérer et développer le tourisme sur l'ensemble du territoire, tout en valorisant ses paysages, son patrimoine et ses savoir-faire. Chaque jour, nous accueillons, informons et inspirons les visiteurs dans nos différents lieux d'accueil (Fontenay-le-Comte, Vouvant, Mervent, Maillezais, La Châtaigneraie et Damvix), en ligne et par téléphone.
Depuis 2025, nous avons affirmé un nouveau positionnement fort : « Réveillez le héros qui est en vous ». Ce slogan incarne notre ambition : inviter chacun à vivre pleinement son séjour, à explorer, à s'émerveiller, à se dépasser
Missions principales:
1/Gestion administrative et organisationnelle :
-Administration générale :
- Assurer le secrétariat général : gestion des agendas, planification et organisation des réunions (réservations, convocations, logistique).
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, invitations, délibérations, comptes rendus, feuilles de présence.
- Gérer le parapheur, le courrier entrant/sortant, les enregistrements et la diffusion interne.
- Assurer le suivi et les commandes de fournitures administratives.
- Gestion du bâtiment et de la logistique:
- Créer et suivre les fiches d'intervention technique (travaux, entretien, sécurité).
- Coordonner les interventions d'entreprises et les services techniques.
- Gérer les contrats d'entretien et de maintenance (vitres, alarmes, portes automatiques.).
- Gérer les contrats d'assurance (renouvellement, suivi).
- Tenir à jour le registre de sécurité et le suivi des clés.
- Gérer le véhicule de service (entretien, carburant, planning d'utilisation).
2/ Comptabilité et finances - Office de Tourisme
- Enregistrer et suivre les factures fournisseurs et prestataires.
- Réaliser les paiements.
- Classer les pièces comptables et assurer le lien avec le cabinet comptable et la direction.
- Suivre et gérer les moyens de paiement : cartes bancaires, carte U, carte cadeaux partenaires.
- Tenir à jour les suivis financiers et participer à la préparation budgétaire.
3/ Gestion de la taxe de séjour
- Assurer la régie principale et le suivi du compte DFT.
- Gérer les déclarations, encaissements et relances des hébergeurs (plateforme, téléphone, courrier).
- Suivre les logiciels FARITAS (plateformes) et DELTA (délibérations).
- Réaliser les extractions de données, tableaux de bord et bilans annuels.
- Préparer les actes administratifs : arrêtés, délibérations, désignation des régisseurs, tarifs.
- Transmettre les données à la trésorerie et à la direction financière (ComCom).
- Rédiger les mémoires pour les sites touristiques et aires de camping-cars.
- Accompagner les hébergeurs : aide à la saisie, visites, création ou cessation d'activité, formation à la plateforme.
Missions complémentaires : Suivi du personnel et tâches RH
- Suivre les missions de l'agent d'entretien : planning, congés, produits.
- Mettre à jour le registre du personnel.
- Gérer les candidatures, conventions et documents pour stagiaires/saisonniers.
- Traiter les notes de frais des agents.
- Rédaction de notes, décisions, conventions et délibérations pour signature du Président.
Profil recherché:
Compétences requises
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et logiciels comptables.
- Connaissance de la comptabilité privée
- Connaissance du fonctionnement d'un EPCI et des procédures administratives.
- Capacités rédactionnelles et d'organisation confirmées.
- Sens du service, discrétion, rigueur, autonomie.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireDepuis 2025, nous avons affirmé un nouveau positionnement fort : « Réveillez le héros qui est en vous ». Ce slogan incarne notre ambition : inviter chacun à vivre pleinement son séjour, à explorer, à s'émerveiller, à se dépasser
Missions principales:
1/Gestion administrative et organisationnelle :
-Administration générale :
- Assurer le secrétariat général : gestion des agendas, planification et organisation des réunions (réservations, convocations, logistique).
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, invitations, délibérations, comptes rendus, feuilles de présence.
- Gérer le parapheur, le courrier entrant/sortant, les enregistrements et la diffusion interne.
- Assurer le suivi et les commandes de fournitures administratives.
- Gestion du bâtiment et de la logistique:
- Créer et suivre les fiches d'intervention technique (travaux, entretien, sécurité).
- Coordonner les interventions d'entreprises et les services techniques.
- Gérer les contrats d'entretien et de maintenance (vitres, alarmes, portes automatiques.).
- Gérer les contrats d'assurance (renouvellement, suivi).
- Tenir à jour le registre de sécurité et le suivi des clés.
- Gérer le véhicule de service (entretien, carburant, planning d'utilisation).
2/ Comptabilité et finances - Office de Tourisme
- Enregistrer et suivre les factures fournisseurs et prestataires.
- Réaliser les paiements.
- Classer les pièces comptables et assurer le lien avec le cabinet comptable et la direction.
- Suivre et gérer les moyens de paiement : cartes bancaires, carte U, carte cadeaux partenaires.
- Tenir à jour les suivis financiers et participer à la préparation budgétaire.
3/ Gestion de la taxe de séjour
- Assurer la régie principale et le suivi du compte DFT.
- Gérer les déclarations, encaissements et relances des hébergeurs (plateforme, téléphone, courrier).
- Suivre les logiciels FARITAS (plateformes) et DELTA (délibérations).
- Réaliser les extractions de données, tableaux de bord et bilans annuels.
- Préparer les actes administratifs : arrêtés, délibérations, désignation des régisseurs, tarifs.
- Transmettre les données à la trésorerie et à la direction financière (ComCom).
- Rédiger les mémoires pour les sites touristiques et aires de camping-cars.
- Accompagner les hébergeurs : aide à la saisie, visites, création ou cessation d'activité, formation à la plateforme.
Missions complémentaires : Suivi du personnel et tâches RH
- Suivre les missions de l'agent d'entretien : planning, congés, produits.
- Mettre à jour le registre du personnel.
- Gérer les candidatures, conventions et documents pour stagiaires/saisonniers.
- Traiter les notes de frais des agents.
- Rédaction de notes, décisions, conventions et délibérations pour signature du Président.
Profil recherché:
Compétences requises
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et logiciels comptables.
- Connaissance de la comptabilité privée
- Connaissance du fonctionnement d'un EPCI et des procédures administratives.
- Capacités rédactionnelles et d'organisation confirmées.
- Sens du service, discrétion, rigueur, autonomie.
