Assistant(e) administratif(tive) de projet

Attention: Prise de poste Octobre 2025

Rattaché(e) à la direction des projets, vous jouerez un rôle clé dans la gestion documentaire et l'accompagnement des équipes pour assurer le bon déroulement des projets industriels.

En tant qu'Assistant(e) Projet, vos principales missions seront les suivantes :
- Préparation documentaire : Préparer, en collaboration avec le chef de projet, les formats et modèles de documents nécessaires au projet.
- Préparation des contrats de sous-traitance
- Consolidation et lancement des dossiers de consultations entreprises : gestion des accords de confidentialité Clients / entreprise
- Compte-rendu de réunions : Rédiger les comptes rendus des réunions de projet à la demande du chef de projet.
- Plans qualité : Participer à la rédaction des plans qualité du projet.
- Gestion documentaire QSHE : Veiller à la qualité de la documentation en respectant le Système de Management QSHE d'Ingenica et les spécifications des projets.
- Suivi des commandes : Gérer le suivi des commandes fournisseurs liées au projet.
- Dossiers de fin de projet : Préparer et constituer les dossiers des ouvrages exécutés ainsi que le dossier final du projet.
- Ordres de mission : Assurer le suivi des ordres de mission pour les déplacements projet et organisation des déplacements.

Gestion du Flux Documentaire :
- Réception et diffusion : Réceptionner, contrôler, enregistrer et diffuser la documentation aux équipes projet (internes et externes), incluant les documents client, fournisseurs, partenaires et sous-traitants.
- Documentation Client : Contrôler, enregistrer et transmettre les documents produits par l'Ingénierie aux clients.
- Gestion de la liste des livrables : Maintenir et mettre à jour la liste des documents du projet (PDL) via l'outil GED.
- Traçabilité et Reporting : Garantir la traçabilité des documents (classement et versions) et effectuer des reportings réguliers auprès du chef de projet, veiller au respect des délais et alerter en cas de dérives.

Le + du Poste :
- Une variété de projets stimulants et innovants .
- Un environnement de travail collaboratif avec une dimension humaine et un esprit d'équipe .
- Une charte de télétravail vous permettant de concilier flexibilité et productivité .

Profil Recherché :
- Formation : Bac +2 minimum, avec une ou plusieurs expériences en assistanat.
- Compétences Informatiques : Bonne maîtrise des outils informatiques (Pack Office).
- Langues : La pratique de l'anglais doit être maîtrisée à l'oral
- Qualités personnelles : Rigoureux(se) et méthodique, vous aimez le travail d'équipe et disposez d'une bonne aisance relationnelle.

Votre Personnalité Compte Aussi !
Nous recherchons une personne curieuse, motivée et prête à apprendre. Vous avez un bon esprit d'équipe et êtes à l'aise pour communiquer avec vos collègues ainsi qu'avec les partenaires extérieurs. Structuré(e), vous savez organiser votre travail avec rigueur et êtes ouvert(e) aux nouvelles méthodes et outils.

Pourquoi Rejoindre INGENICA ?
- Dimension humaine et esprit d'équipe .
- Intégration dans une équipe expérimentée.
- Possibilité d'évolution managériale et technique .
- Opportunité de travailler sur des projets diversifiés et innovants .
- Environnement de travail collaboratif et bienveillant .
- Développement professionnel continu avec des formations régulières .
- 12 jours de RTT par an .
- Tickets restaurant .
- Proximité de l'autoroute et gare à proximité .

Rejoignez INGENICA et participez à des projets d'envergure qui façonnent l'avenir de l'industrie !