Assistant / Assistante de gestion en comptabilité

Rôle :
- Assister à la gestion budgétaire et au suivi de l'activité du groupement gestion du parc immobilier.

Enjeux :
- Maintien de la capacité administrative et financière du Groupement Patrimoine Immobilier ;
- Être l'interface privilégiée entre la cheffe du Service Suivi et Prospective Budgétaire et son environnement professionnel.

Mission(s) principale(s) :
- Accueil téléphonique et physique :
o Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages ;
o Recevoir et orienter les demandes ;

- Administration générale :
o Assurer la gestion du courrier ;
o Saisir les bons de commande dans le logiciel dédié ;
o Assurer le suivi des bons de commande par la GED (dématérialisation) ;
o Assurer la gestion et l'acheminement des parapheurs ;
o Participer à la préparation et au suivi des dossiers ;
o Suivi des tableaux de bords des bons de commandes, de la facturation et des dépenses ;

- Gestion de l'information, classement et archivage :
o Gérer les archives du groupement gestion du parc immobilier ;
o Numériser les bons de commande, les BI, les devis et les pièces annexes ;
o Créer une base "papier" (CR de chantier, CR bureau de contrôle, pièces marchés ...) ;
o Mettre à jour la base de données des prestataires de services et de la base documentaire technique.

- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des documents réglementaires du SDIS 62 ;
- Techniques d'archivage et de classement ;
- Techniques rédactionnelles des écrits administratifs ;
- Maitrise des logiciels de bureautique et logiciels spécifiques (ATAL, Finances).

Savoir-faire :
- Accueillir et informer ;
- Rédiger et mettre en, forme des documents divers ;
- Réceptionner, enregistrer et gérer les dossiers ;
- Trier, classer et archiver des documents.

Qualités et aptitudes :
- Sens de l'organisation ;
- Autonomie ;
- Réactivité ; Sens du service public ;
- Aisance relationnelle ;
- Qualité d'écoute ;
- Disponibilité.

Possibilité de renouvellement du contrat.