Assistant / Assistante de gestion administrative

Dans le cadre du projet associatif des Francas du Var, sous la responsabilité et en relation étroite avec la direction de l'association, l'assistant-e de gestion a pour mission la prise en charge des fonctions supports nécessaires au bon fonctionnement de la structure : finances, personnels, accueil du public, intendance.

Accueil et secrétariat :
- Mise en œuvre de l'accueil : Accueil téléphonique, courrier, mail, accueil des personnes.
- Suivi des adhésions.
- Mise en forme et reprographie de documents.
- Diffusion des informations diverses
- Collecte de tous les documents à conserver et archivage. (organisation, classement physique et
numérique).
- Préparation logistique des réunions

Communication :
- Diffusion des informations (site, blog, réseaux sociaux, mailing.)

Intendance :
- Gestion des stocks (fournitures de bureau, bureautique, hygiène, petite alimentation.).
- Assurer la réception et le rangement
- Gestion de l'entretien et de la réparation du matériel.
- Gestion de l'entretien et de la réparation des locaux.

Gestion administrative et finances
- Collecte et transmission de tous les documents comptables, et ceux nécessaires à la gestion des paies.
- Préparation des paiements fournisseurs des clients et des cotisations, impôts, émettre les factures, vérifier les paiements (préparation des chèques. Encaisser les chèques).
- Transmission des informations à l'organisme assurant la comptabilité.
- Tenir la caisse.
- Suivre l'exécution budgétaire et préparer les éléments pour l'établissement du compte de résultat et du budget
- Gestion des dossiers du personnel et mise en œuvre des activités administratives associées (médecine du travail, déclaration planning de congé, fiches de poste.)
- Préparation des contrats, pour les personnels, les prestataires
- Gestion des dossiers des collaborateurs ponctuels.

Profil :
- Sens de l'organisation et de la planification du travail
- Sens de l'anticipation et autonomie
- Aptitude au travail en équipe
- Mise en œuvre de tâches à partir d'objectifs définis
- Capacité à gérer la dimension relationnelle dans ce qu'elle a d'essentielle pour l'image de l'association
- Maîtrise des outils informatiques : pack office, dont Excel, logiciel comptabilité
- Autonomie sur la navigation WEB
- Sens des responsabilités ;
- Sens du relationnel ;
- Curiosité - créativité
- Cohésion avec les valeurs humaines d'inclusion des Francas

Prise de poste au 15 janvier 2026.