informations générales
Marcy-l'Étoile
CDD
Vos missions & activités (liste non exhaustive)
* Gérer l'agenda du Directeur Général Adjoint et de la Directrice des Ressources Humaines : rendez-vous, courriers, courriels, priorisation des échéances, participation aux réunions et instances.
* Préparer et organiser les réunions, séminaires, conférences téléphoniques, interventions, déplacements et événements professionnels.
* Gérer les déplacements professionnels : ordres de mission, réservations, suivi et traitement des notes de frais.
* Préparer les dossiers nécessaires aux missions du DGA et de la DRH (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses).
* Contribuer à la continuité du pôle « Secrétariat de Direction » en assurant un relais efficace et une coordination fluide des informations.
* Accueillir les interlocuteurs, filtrer les appels téléphoniques et orienter les demandes selon les priorités définies.
* Rédiger et transmettre les informations internes et externes, à partir des consignes des directions (notes, correspondances, comptes rendus, rapports.).
* Actualiser les contenus du site intranet RH en lien avec le SRH et le service communication (articles, informations utiles, actualités RH).
* Assurer le respect de la confidentialité, la qualité des échanges et la fluidité des interactions interservices.
* Collecter, structurer, mettre en forme des données RH ou institutionnelles : tableaux de bord mensuels/annuels, indicateurs, reporting, éléments issus du SIRH.
* Mettre à jour et suivre le calendrier RH annuel, en lien avec les campagnes individuelles et collectives.
* Assurer le classement, le tri et l'archivage des documents de la DRH, du DGA et de l'équipe Administration du Personnel.
* Rédiger les comptes rendus de réunions et assurer la diffusion des documents aux équipes concernées.
* Réaliser et suivre les commandes de matériel, de fournitures et de consommables, et tenir à jour les tableaux de suivi.
* Participer à la préparation des instances consultatives :(centralisation des points à l'ordre du jour, réunions préparatoires, convocations, transmission des éléments aux élus, organisation logistique.
* Contribuer à la rédaction et à la simplification des procédures opérationnelles de l'équipe Administration du Personnel.
* Participer à l'amélioration continue de l'organisation administrative du service RH.
Vos atouts
Diplôme obligatoire : niveau Bac+2 en Gestion Administrative
* Maîtrise des techniques de secrétariat, d'accueil et de bureautique.
* Excellente communication écrite et orale, capacité à décrypter et reformuler les demandes.
* Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, messagerie Outlook, agendas partagés, outils Internet.
* Maîtrise indispensable de l'anglais.
* Organisation, rigueur, fiabilité, sens des priorités et forte réactivité.
* Capacité à conduire un réseau d'interlocuteurs variés et à assurer un reporting pertinent.
* Avoir un bon sens relationnel, écoute et adaptation.
* Curiosité intellectuelle et capacité d'apprentissage rapide.
* Organisation, rigueur et autonomie.
* Maitriser la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit
Nous vous offrons :
* Poste CDD de 12 mois - temps complet
* Prise de poste : début février
* Restauration subventionnée et sur site.
* Accès aux personnes à mobilité réduite / RQTH
* Accès à la formation professionnelle selon l'offre locale et nationale.
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* Préparer et organiser les réunions, séminaires, conférences téléphoniques, interventions, déplacements et événements professionnels.
* Gérer les déplacements professionnels : ordres de mission, réservations, suivi et traitement des notes de frais.
* Préparer les dossiers nécessaires aux missions du DGA et de la DRH (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses).
* Contribuer à la continuité du pôle « Secrétariat de Direction » en assurant un relais efficace et une coordination fluide des informations.
* Accueillir les interlocuteurs, filtrer les appels téléphoniques et orienter les demandes selon les priorités définies.
* Rédiger et transmettre les informations internes et externes, à partir des consignes des directions (notes, correspondances, comptes rendus, rapports.).
* Actualiser les contenus du site intranet RH en lien avec le SRH et le service communication (articles, informations utiles, actualités RH).
* Assurer le respect de la confidentialité, la qualité des échanges et la fluidité des interactions interservices.
* Collecter, structurer, mettre en forme des données RH ou institutionnelles : tableaux de bord mensuels/annuels, indicateurs, reporting, éléments issus du SIRH.
* Mettre à jour et suivre le calendrier RH annuel, en lien avec les campagnes individuelles et collectives.
* Assurer le classement, le tri et l'archivage des documents de la DRH, du DGA et de l'équipe Administration du Personnel.
* Rédiger les comptes rendus de réunions et assurer la diffusion des documents aux équipes concernées.
* Réaliser et suivre les commandes de matériel, de fournitures et de consommables, et tenir à jour les tableaux de suivi.
* Participer à la préparation des instances consultatives :(centralisation des points à l'ordre du jour, réunions préparatoires, convocations, transmission des éléments aux élus, organisation logistique.
* Contribuer à la rédaction et à la simplification des procédures opérationnelles de l'équipe Administration du Personnel.
* Participer à l'amélioration continue de l'organisation administrative du service RH.
Vos atouts
Diplôme obligatoire : niveau Bac+2 en Gestion Administrative
* Maîtrise des techniques de secrétariat, d'accueil et de bureautique.
* Excellente communication écrite et orale, capacité à décrypter et reformuler les demandes.
* Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, messagerie Outlook, agendas partagés, outils Internet.
* Maîtrise indispensable de l'anglais.
* Organisation, rigueur, fiabilité, sens des priorités et forte réactivité.
* Capacité à conduire un réseau d'interlocuteurs variés et à assurer un reporting pertinent.
* Avoir un bon sens relationnel, écoute et adaptation.
* Curiosité intellectuelle et capacité d'apprentissage rapide.
* Organisation, rigueur et autonomie.
* Maitriser la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit
Nous vous offrons :
* Poste CDD de 12 mois - temps complet
* Prise de poste : début février
* Restauration subventionnée et sur site.
* Accès aux personnes à mobilité réduite / RQTH
* Accès à la formation professionnelle selon l'offre locale et nationale.
