Assistant / Assistante de direction

Référence CSP: O012251/128001588
Au sein de la Direction des Services Techniques et Gestion Patrimoniale de Rodez agglomération, sous l'autorité hiérarchique du directeur du service prévention et gestion des déchets (SPGD), vous avez à charge la responsabilité de l'accueil, du secrétariat, de la gestion et du suivi administratif et financier du service. Vous assurez également l'organisation générale de la cellule administrative et l'encadrement de ses deux agents. Vous occupez des missions transversales en relations fréquentes avec les autres agents de la direction, notamment du service des déchèteries et des services supports de Rodez agglomération.
Poste à pourvoir à temps complet

 Assurer l'encadrement de deux agents
- Animer et coordonner l'activité de la cellule
- Fixer les objectifs, planifier et répartir les tâches et s'assurer de leur bonne exécution
- Concevoir des procédures et contrôler leur mise en œuvre

 Assurer l'accueil physique et téléphonique du SPGD
- Renseigner les usagers ou orienter les appels
- Assurer la gestion des demandes et réclamations des publics

 Assurer le secrétariat du SPGD
- Gérer les agendas, programmer les réunions
- Assurer le suivi et la rédaction de notes, courriers et documents divers (permis de construire, contrats, conventions, .) et gérer les délais de réponses, la gestion et le suivi des notes aux instances
- Assurer le classement des documents et la gestion des archives du service
 Assurer le suivi financier et budgétaire du SPGD
- Assurer le suivi budgétaire du service (lignes budgétaires, virements de crédits.) en lien avec le service Finances
- Répartir les factures reçues auprès des responsables d'équipe
- Etablir et suivre les bons de commandes, contrôler les facturations, établir des devis et titres de recettes liées aux activités du service
- Effectuer les révisions de prix des marchés et gérer les titres de recettes, en lien avec les prestataires
- Effectuer des saisies de données d'activités
- Participer à l'élaboration et à la rédaction de documents de suivis et de contrôles de gestion (tableaux de bord, .)
 Gestion des dossiers de redevance spéciale aux professionnels :
- Veillez au bon établissement des devis, factures auprès des professionnels
- Effectuer une veille juridique