informations générales
Saint-Pierre
Bonjour,
Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) en contrat parcours emploi compétence, le poste est à pourvoir rapidement.
Missions d'assistant(e) de direction :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, l'information et l'orientation des interlocuteurs internes et externes : réception des appels téléphoniques, prise de messages, filtrer les communications téléphoniques et autres informations destinées au directeur et aux différents services de la Direction ;
- Gérer l'agenda du directeur : assurer la prise des rendez-vous, organiser les réunions et rappeler les échéances ;
- Assurer la réception, le traitement et la diffusion des informations : gestion des courriers RH départ/arrivé (CINDOC), gestion des parapheurs et gestion de l'information de manière générale ;
- Saisir et mettre en forme les documents papiers et numériques (courriers, tableaux, notes d'information) : trier, classer, archiver, numériser, etc ;
- Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures (consommables, etc.) du service.
Mission d'assistant(e) de gestion des présences/maladies :
- Réceptionner et traiter les demandes liées à l'absence (congé annuel, RTT, maladie, accident de travail, ...) ;
- Etablir les attestations de salaire, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) évènementielle et suivre le remboursement des indemnités journalières avec la Caisse Générale de Sécurité Sociale (CGSS) ;
- Saisir les diverses absences sur les logiciels métiers ;
- Administrer le logiciel KELIO relatif à la gestion des présences ;
- Réaliser des bilans/extractions à partir de KELIO (anomalies de badgeage, pause méridienne, non-respect des plages fixes, ...) ;
- Assurer la gestion du pointage (remise de la carte aux nouveaux agents, enregistrement sur le logiciel métier) ainsi que des anomalies (rédaction de courriers de demande d'informations en cas d'anomalie de pointage) ;
- Participer à la rédaction d'actes administratifs entraînant diverses absences ;
- Répondre aux demandes d'aménagement d'horaires, de temps partiels thérapeutiques, de congé de maternité, de paternité, ... ;
- Participer au suivi des dossiers d'absence pour raison de santé (saisine du conseil médical, sollicitation d'une expertise...) ;
- Dématérialisation des régularisations de badgeage.
III. COMPETENCES :
- Minimum de capacités rédactionnelles et d'utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.) ;
- Bon relationnel, savoir travailler en équipe ;
- Faire preuve de rigueur et d'organisation ;
- Être motivé(e) et volontaire ;
- Faire preuve de discrétion et confidentialité ;
- Capacités relationnelles, d'écoute et de conseils ;
- Avoir une certaine autonomie dans l'organisation du travail.
IV. OBLIGATIONS :
- Obligation de discrétion
- Disponibilité
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireNous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) en contrat parcours emploi compétence, le poste est à pourvoir rapidement.
Missions d'assistant(e) de direction :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, l'information et l'orientation des interlocuteurs internes et externes : réception des appels téléphoniques, prise de messages, filtrer les communications téléphoniques et autres informations destinées au directeur et aux différents services de la Direction ;
- Gérer l'agenda du directeur : assurer la prise des rendez-vous, organiser les réunions et rappeler les échéances ;
- Assurer la réception, le traitement et la diffusion des informations : gestion des courriers RH départ/arrivé (CINDOC), gestion des parapheurs et gestion de l'information de manière générale ;
- Saisir et mettre en forme les documents papiers et numériques (courriers, tableaux, notes d'information) : trier, classer, archiver, numériser, etc ;
- Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures (consommables, etc.) du service.
Mission d'assistant(e) de gestion des présences/maladies :
- Réceptionner et traiter les demandes liées à l'absence (congé annuel, RTT, maladie, accident de travail, ...) ;
- Etablir les attestations de salaire, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) évènementielle et suivre le remboursement des indemnités journalières avec la Caisse Générale de Sécurité Sociale (CGSS) ;
- Saisir les diverses absences sur les logiciels métiers ;
- Administrer le logiciel KELIO relatif à la gestion des présences ;
- Réaliser des bilans/extractions à partir de KELIO (anomalies de badgeage, pause méridienne, non-respect des plages fixes, ...) ;
- Assurer la gestion du pointage (remise de la carte aux nouveaux agents, enregistrement sur le logiciel métier) ainsi que des anomalies (rédaction de courriers de demande d'informations en cas d'anomalie de pointage) ;
- Participer à la rédaction d'actes administratifs entraînant diverses absences ;
- Répondre aux demandes d'aménagement d'horaires, de temps partiels thérapeutiques, de congé de maternité, de paternité, ... ;
- Participer au suivi des dossiers d'absence pour raison de santé (saisine du conseil médical, sollicitation d'une expertise...) ;
- Dématérialisation des régularisations de badgeage.
III. COMPETENCES :
- Minimum de capacités rédactionnelles et d'utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.) ;
- Bon relationnel, savoir travailler en équipe ;
- Faire preuve de rigueur et d'organisation ;
- Être motivé(e) et volontaire ;
- Faire preuve de discrétion et confidentialité ;
- Capacités relationnelles, d'écoute et de conseils ;
- Avoir une certaine autonomie dans l'organisation du travail.
IV. OBLIGATIONS :
- Obligation de discrétion
- Disponibilité
