Assistant administratif / Assistante administrative

L'assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) d'assister le Directeur de l'Association dans le cadre de ses missions administratives, organisationnelles et de communication.

Position dans la structure :
- dépend directement du Directeur ;
- relations fonctionnelles : encadrants techniques, accompagnateur(trice) socio-professionnel(le), coordinateur de la promotion du vélo, bénévoles et notamment le Bureau de l'Association, salariés en insertion, professionnels des secteurs d'activité de l'association, services ds institutions soutenant les activités, partenaires.

Description des fonctions :
Assurer le suivi des principales activités et tâches administratives de l'association.

- Activités administratives :
- Organisation et suivi des plannings des équipes et des déplacements (support collaboratif)
- Saisie des horaires des salariés polyvalents (Compagnie fiduciaire et l'ASP)
- Suivi plateforme SSTI et des rdv des salariés à la médecine du travail
- Suivi des conventions de partenariat
- Suivi des contrats (assurance, téléphonie, fournisseurs notamment)
- Réception et envoi du courrier (enregistrement numérique et relais auprès de la direction)
- Rédaction de courriers, comptes rendus et PV de réunions
- Veille sur la maintenance des sites (clefs, alarme, informatique notamment)

- Activités comptables :
- Gestion et suivi des factures fournisseurs
- Suivi de l'organisation des achats, des défraiements et commande de fournitures liées à l'administration

- Activités communication et gestion des données :
- Organisation et suivi d'un mailing de contacts (adhérents, partenaires notamment)
- Diffuser les informations via les réseaux sociaux.
- Contribution à l'organisation de réunions ou formations en interne ou externe (convocation, préparation de dossiers, réservation de salles, relances, etc).
- Suivi des sites internet de l'association.
- Archivage et numérisation des documents de l'association

- Activités d'assistance de la direction :
Assistance occasionnelle aux agents d'accueil en contrat d'insertion dans leurs tâches (méthodes, outils, techniques)

Professionnalisation et perfectionnement au poste notamment au travers de formations utiles à l'exercice de sa fonction.

Profil et compétences :
- Expérience et maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques et numériques.
- Connaissance et expérience des procédures administratives avec les collectivités et financements publiques
- Avoir des bases en comptabilité
- Organisation, rigueur et savoir rendre compte de son activité.
- Autonomie et esprit d'équipe.
- Sens de la communication.
- Intérêt pour le secteur associatif et l'insertion.
- Ouvert(e) d'esprit et envie d'apprendre
- Sens de la discrétion et de la confidentialité.

Prise de poste le 2 octobre 2023.