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Place de l'emploi public recherche pour Ecole Polytechnique un Chargé-e de gestion administrative H/FEcole Polytechnique

Mission principale du poste
En rapport avec le directeur du laboratoire, le/la chargé.e de mission administrative propose, définit et met en œuvre la politique administrative et financière du laboratoire et les orientations stratégiques assignées à la structure du laboratoire. Avec son équipe, il/elle assure l’interface entre les entités administratives et financières des tutelles de l’unité, les autres partenaires et les membres du laboratoire.
Activités principales
Préparation, organisation du budget et contrôle de son exécution

Programmation des dépenses, établissement des bilans (notamment pour le quinquennal et les conseils du laboratoire)

Gestion des crédits (demande de devis, négociation, établissement des bons de commandes, gestion des factures, établissement des ordres de missions, vérification au retour, collection des justificatifs, assistance aux chercheurs à l’organisation des voyages)
Management du travail de l’équipe (aide, conseil dans l’exécution des tâches, sollicitation à participer, motivation, information et contrôle)

Aide et conseil au directeur pour le pilotage de l’unité, notamment dans la gestion individuelle des IT (recrutement, concours, intégration, promotion, appréciation)

Représentation du directeur auprès des partenaires et des tutelles
Administration des contrats de recherches et conventions (ANR, Fondation, Europe), gestion des budgets et des contrats de personnels

Organisation des manifestations (colloques, séminaires, conférences)

Logistique du laboratoire (inventaire, travaux, commandes informatiques en collaboration avec l’équipe informatique)

Gestion des chercheurs étrangers (accueil, installation, contrats, démarches auprès des préfectures).

Activités complémentaires
Supervision de la gestion du fonds documentaire scientifique ou administratif

Alimentation des tableaux de bord

Suivi, compréhension, explication des évolutions de la réglementation et des nouvelles techniques et collection des documents de référence.

Application et incitation d’application de la réglementation.

Élaboration des outils de synthèse (tableau de bord…)...
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