Assistante/Assistant de gestion administrative

Place de l'emploi public recherche pour Ecole des hautes études en sciences sociales un Assistant·e en gestion administrative (H/F) Ecole des hautes études en sciences sociales

MISSIONS

Sous l’autorité du ou de la responsable pédagogique du master, l’assistant·e ingénieur·e assure la gestion administrative et le suivi pédagogique et administratif des étudiant·e·s de la formation de master et de la formation doctorale « Sociologie » de l’EHESS.


ACTIVITÉS PRINCIPALES

Accueil et diffusion de l’information
-        Accueillir, renseigner et orienter les étudiant.e.s et les enseignant.e.s
-        Gérer et traiter le courrier, le téléphone, la messagerie
-        Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité
-        Informer les étudiant.e.s de Master et de doctorat des offres d’allocations, de bourses et d’emplois
-        Créer, alimenter et mettre à jour les informations relatives à la formation sur les pages web du site de l’EHESS


Gestion administrative
-        Travailler en collaboration avec les responsables pédagogiques de la formation de master et de la formation doctorale
-        Traiter les dossiers de demandes d’admission dans les formations pour la rentrée universitaire
-        Gérer les inscriptions pédagogiques et les parcours de master des étudiants et saisie dans le logiciel Apogée
-        Suivre la mise en place des nouvelles procédures relatives au doctorat (comités de suivi de thèse, année de césure)
-        Saisir et traiter les résultats d’examen de Master
-        Réceptionner et contrôler les dossiers de candidature des contrats doctoraux et des aides (aides au terrain, bourses « aires culturelles », aides à la professionnalisation)
-        Organiser et alimenter les bases de données
-        Elaborer des brochures de communication
-        Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
-        Préparer et convoquer les réunions de l’équipe pédagogique et du conseil pédagogique, ainsi que les jurys d’examen des masters.
-        Etablir, faire valider et diffuser les comptes rendus de ces réunions
-        Participer aux réunions Master de l’EHESS
-        Participer au groupe de travail mensuel Scolarité réunissant l’ensemble des gestionnaires pédagogiques
-        Veiller au respect du calendrier administratif (gestion des dossiers de candidature pour les masters, les allocations de recherche et les bourses)
-        Participer à la préparation des enquêtes d’évaluation destinées à l’AERES
-        Assurer le classement et l’archivage des dossiers

Gestion financière
-        Veiller au respect du calendrier comptable
-        Participer à la préparation et au respect du budget des formations
-        Contrôler le suivi et l’exécution du budget...